المكتب ومساحات العمل المشتركة

لمن هذه الصفحة

للشركات التي تفتح مكتبا في جورجيا أو تنقل جزءا من فريقها إلى هنا، ولرواد الأعمال الذين يحتاجون إلى مكان للعمل وعنوان قانوني.

نشرح تسجيل الشركة والضرائب في قسم الأعمال. هنا المساحة نفسها: اختيارها، وعقدها، وتجهيزها.

دورنا

نبحث عن المساحة وفق ملخصكم، ونفحص المبنى والعقد، ونفاوض في صفكم.

يراجع العقد محام شريك مرخص، والجانب الفني عند الحاجة مهندس. لا نأخذ عمولة من الملاك.

ثلاث صيغ

المساحة المشتركة - مكان مرن في فضاء مشترك، غالبا بعقد شهري.

المكتب المخدوم - غرفة جاهزة مفروشة، يشمل سعرها الإنترنت والتنظيف والاستقبال.

الإيجار الخاص - مساحة منفصلة تجهزونها بأنفسكم، لمدة أطول وبحرية أكبر.

مساحة العمل المشتركة

في المساحة المشتركة قد يكون المقعد حرا أو ثابتا، أو غرفة صغيرة مغلقة.

إنها مثالية للأشهر الأولى، حين لا يُعرف بعد كم شخصا سيعمل هنا ولأي مدة.

كثير من الشركات تبدأ بمساحة مشتركة ولا تنتقل إلى مكتب إلا بعد استقرار الفريق.

فحص المساحة المشتركة

نفحص سرعة الإنترنت واستقراره في ساعات العمل، لا في الإعلان فقط.

نقيّم الضجيج، وتوفر غرف الاجتماعات، والدخول على مدار الساعة، وأكشاك المكالمات.

في العقد نبحث عن مدة الإشعار وعن إمكانية استخدام عنوان المساحة المشتركة عنوانا قانونيا.

المكتب المخدوم

المكتب المخدوم أسرع طريق عندما يكون الفريق موجودا ويجب أن يبدأ العمل غدا.

يشمل السعر غالبا الأثاث والإنترنت والتنظيف والمرافق واستقبال الضيوف.

نفحص شروط المدة والتوسع مسبقا، لأن بعض المشغلين يطلبون التزاما طويلا.

مكتبكم الخاص

قد يكون الإيجار الخاص أرخص لفريق كبير، لكن التجهيز والأثاث والأنظمة على عاتقكم.

يسمح بترتيب المكتب وفق علامتكم التجارية وأسلوب عملكم.

نختار هذه الصيغة عندما يكون الفريق مستقرا وتخططون للبقاء بضع سنوات على الأقل.

حجم الفريق والنمو

نختار المساحة لا وفق فريق اليوم، بل وفق خطة السنة أو السنتين القادمتين.

نسأل عن إمكانية أخذ مساحة إضافية في المبنى نفسه أو الانتقال إلى أصغر.

حق التوسع في العقد أفضل من وعد شفهي من المالك.

الموقع

طريق الموظفين إلى المكتب غالبا أهم من الإطلالة.

في تبليسي نتحقق من القرب من المترو والشوارع الرئيسية ومن مواقف السيارات.

إذا كان العملاء يزورون المكتب، نقيّم المدخل والمصعد والاستقبال بشكل منفصل.

نوع المبنى

لمركز الأعمال غالبا شركة إدارة وحراسة ومولد وخدمات منظمة.

المساحة في مبنى سكني محوَّل قد تكون أرخص وأكثر طابعا، لكن أنظمتها غالبا أضعف.

يعتمد الاختيار على مدى أهمية الكهرباء والإنترنت لكم.

شقة كمكتب

يستخدم الفريق الصغير أحيانا شقة سكنية مكتبا.

في هذه الحالة نتحقق من الاستخدام المحدد للمساحة، وقواعد جمعية الملاك، وموافقة المالك.

زيارات العملاء المتكررة أو اللافتة تثير خلافات مع الجيران، ويجب أخذ ذلك في الحسبان مسبقا.

العنوان القانوني

تسجيل الشركة يحتاج إلى عنوان قانوني، ويجب أن يكون حقيقيا.

إلى هذا العنوان تصل المراسلات الرسمية، ومنها مراسلات مصلحة الضرائب.

إذا تعذر تسليم رسالة، قد تفوت مهلة، والمسؤولية في ذلك على الشركة.

خدمات العنوان

بعض المساحات المشتركة والشركات تقدم خدمة العنوان القانوني مع استلام البريد.

في هذه الحالة نتحقق من كيفية إبلاغكم بوصول رسالة وسرعته.

بعض البنوك أو الجهات تتحقق مما إذا كانت الشركة تعمل فعلا في العنوان، ونأخذ ذلك في الحسبان.

البريد وشركات التوصيل

يجب أن يكون في المكتب من يستلم الرسائل والطرود، خاصة إذا لم يصل الفريق بعد.

في المكتب المخدوم يتولى الاستقبال ذلك، وفي مكتبكم الخاص أنتم أو نحن بالاتفاق.

نرسل الرسالة الرسمية إليكم في اليوم نفسه، ممسوحة ومترجمة.

مدة الإيجار

الإيجار التجاري يُبرم غالبا لمدة أطول من السكني.

المدة الطويلة تحمي السعر لكنها تصعّب المغادرة، لذلك يجب كتابة شروط المغادرة بشكل منفصل.

غالبا يكون الأفضل مدة أولية معتدلة مع حق التجديد.

التعديل السنوي والعملة

كثيرا ما يتضمن العقد قاعدة لزيادة سنوية في الإيجار.

نتحقق من وضوح هذه القاعدة ومن وجود سقف لها.

نكتب العملة وقاعدة سعر الصرف بالدقة نفسها كما في عقد الشقة.

التكاليف الإضافية

إلى جانب الإيجار تُدفع غالبا رسوم الخدمة والمرافق والموقف والحراسة والتنظيف.

هذه التكاليف تشكل أحيانا جزءا كبيرا من الإيجار وتغيّر المقارنة بين المساحات.

نقارن كل خيار بالتكلفة الشهرية الكاملة، لا بالإيجار وحده.

التأمين والضمان

المالك التجاري يطلب غالبا مبلغ تأمين، وأحيانا ضمانا مصرفيا.

قد يُطلب من الشركة الجديدة ضمان إضافي، لأنه لا سجل لها بعد.

نكتب قاعدة ومهلة إعادة التأمين بدقة في العقد.

أعمال التجهيز

المكتب الجديد يحتاج غالبا إلى قواطع وإضاءة وتمديدات شبكة وتكييف.

من يدفع ماذا - المالك أم أنتم - يجب الاتفاق عليه قبل التوقيع.

أحيانا يوافق المالك على تخفيض الإيجار خلال فترة التجهيز، ونسعى إلى التفاوض على ذلك.

المغادرة والإيجار من الباطن

الأعمال تتغير، وقد تحتاجون إلى مغادرة المكتب مبكرا.

نتحقق من غرامة المغادرة المبكرة ومن حق الإيجار من الباطن أو نقل العقد إلى طرف آخر.

هذه البنود غالبا أهم من خصم صغير على الإيجار.

الإعادة إلى الحالة الأصلية

بعض العقود تشترط إعادة المساحة إلى حالتها الأصلية عند المغادرة.

هذا يعني إزالة القواطع وإعادة الطلاء، وكثيرا ما تُنسى هذه التكلفة.

في يوم الدخول نوثق المساحة بالصور حتى لا يقع نزاع لاحقا.

الكهرباء

الخوادم والمكيفات والحواسيب الكثيرة تحتاج إلى قدرة كبيرة.

نتحقق من القدرة الكهربائية للمساحة وإمكانية زيادتها.

انقطاعات الكهرباء تحدث أحيانا، لذلك نتحقق من وجود مولد في المبنى أو من حاجتكم إلى مصدر طاقة غير منقطعة خاص.

الإنترنت

للمكتب لا يكفي مزود واحد في كثير من الأحيان.

نتحقق من المزودين الذين يصلون إلى المبنى، ونخطط لمزود ثان احتياطي.

توصيل الإنترنت يستغرق أحيانا وقتا، لذلك نبدأ به فور التوقيع.

التكييف والتهوية

صيف تبليسي حار، والعمل في مكتب بلا تكييف صعب.

نتحقق من وجود نظام مركزي أو من حالة الوحدات المنفصلة.

التهوية مهمة خاصة في غرف الاجتماعات التي لا نوافذ لها.

السلامة من الحريق

نفحص مخارج الطوارئ وطفايات الحريق وجهاز الإنذار.

يجب أن يتناسب عدد الموظفين مع حجم المساحة ومخارجها.

في مركز الأعمال تراقب شركة الإدارة ذلك غالبا، وفي مساحتكم الخاصة أنتم.

الدخول والحراسة

من يحق له دخول المبنى ومتى مسألة تتعلق بسلامة الفريق.

نتحقق من بطاقات الدخول وساعات العمل ونظام عطلة نهاية الأسبوع والكاميرات.

إذا كان الفريق يعمل في مناطق زمنية مختلفة، يكون الدخول على مدار الساعة ضروريا غالبا.

غرف الاجتماعات

في مكتبكم الخاص تشغل غرفة الاجتماعات مساحة، وفي المساحة المشتركة يمكن حجزها غالبا.

نحسب عدد مرات لقاء العملاء وعدد المكالمات اليومية.

أكشاك المكالمات غالبا أكثر ضرورة من قاعة مؤتمرات كبيرة.

مواقف السيارات

المواقف في المركز نادرة، وتُستأجر غالبا بشكل منفصل.

نتحقق من عدد الأماكن ومواقف الزوار وقاعدة الأسعار.

إذا كان الفريق يستخدم النقل العام، يمكن إنفاق أقل على المواقف.

الأثاث والمعدات

شراء الأثاث أو استئجاره أو أخذ مساحة مفروشة - لكل خيار منطقه.

للمدة القصيرة تكون المساحة المفروشة أو استئجار الأثاث أفضل غالبا.

نختار الموردين ونخطط للتسليم بحيث لا يتزامن مع أعمال التجهيز.

الشبكة وتقنية المعلومات

الكابلات والموجهات والطابعة والواي فاي الآمن يجب أن تكون جاهزة قبل الافتتاح.

نصلكم بشريك في تقنية المعلومات يجهز الشبكة ثم يقدم الدعم.

نضع مخطط الشبكة قبل التجهيز، حتى لا تُفتح الجدران مرتين.

التنظيف والخدمات

يحتاج المكتب إلى تنظيف منتظم، وأحيانا إلى إدارة المطبخ ومخزون المشروبات.

في مركز الأعمال يدخل التنظيف أحيانا في رسوم الخدمة، وفي مساحتكم الخاصة يكون منفصلا.

نشرح تفاصيل التنظيف في صفحة التنظيف.

اللافتة والعلامة التجارية

اللافتة على المبنى أو عند المدخل تحتاج غالبا إلى موافقة المالك، وأحيانا البلدية.

لمركز الأعمال غالبا لوحة مشتركة أو معيار يجب اتباعه.

نكتب حق اللافتة في العقد حتى لا يقع نزاع لاحقا.

المساحات التجارية والمستودعات

للمتجر أو صالة العرض معايير مختلفة: حركة المشاة، والواجهة، وإمكانية التوريد.

للمستودع يهم وصول الشاحنات وارتفاع السقف والحراسة.

نبحث عن مثل هذه المساحات بملخص منفصل، ويراجع المحامي العقد.

باتومي وكوتايسي

في باتومي وكوتايسي مراكز الأعمال أقل، والاختيار أضيق.

لكن العثور على مساحة غالبا أسهل منه في وسط تبليسي.

في باتومي يؤثر الموسم في الضجيج والمواقف، ونأخذ ذلك في الحسبان عند المعاينة.

المعاينة قبل الوصول

إذا كنتم ما زلتم في الخارج، نعرض المساحات عبر مكالمة فيديو مباشرة.

نتحقق من سرعة الإنترنت والضجيج والإطلالة في المكالمة نفسها.

غالبا ننصح بالتوقيع بعد الوصول، أو بتوكيل بعد التحقق من كل شيء.

قبل تسجيل الشركة

أحيانا يلزم المكتب قبل تسجيل الشركة، بسبب العنوان.

في هذه الحالة ينصح المحامي باسم من يُبرم الإيجار وكيف يُنقل إلى الشركة.

نخطط للتسلسل مع قسم الأعمال.

ضريبة القيمة المضافة والضرائب

في بعض الحالات تُضاف ضريبة القيمة المضافة إلى الإيجار التجاري، بحسب وضع المالك.

هذا يغيّر التكلفة الفعلية، وأحيانا الوضع الضريبي لشركتكم أيضا.

يتحقق المحاسب من ذلك قبل أن نقارن المساحات.

انتقال الفريق

مع المكتب يحتاج الموظفون إلى سكن وإقامة، وأحيانا إلى مدرسة لأطفالهم.

نجمع كل ذلك في خطة واحدة بالتواريخ، مع قسمي الانتقال والهجرة.

نختار موعد افتتاح المكتب بحيث يكون الفريق قد استقر.

المدة

يمكن غالبا حجز مكان في مساحة مشتركة خلال بضعة أيام.

العثور على مكتب خاص واستئجاره وتجهيزه يستغرق غالبا عدة أسابيع أو أشهر.

أطول خطوة غالبا هي أعمال التجهيز وتوصيل الإنترنت.

أخطاء شائعة

عقد طويل بلا شرط للمغادرة المبكرة.

مقارنة المساحات بالإيجار وحده دون التكاليف الإضافية.

التفكير في الإنترنت في أسبوع الافتتاح.

ما نحتاجه منكم

حجم الفريق الآن وبعد سنة أو سنتين، ونمط العمل.

المدينة، والحي المفضل، والميزانية، والمتطلبات الأساسية: موقف، ودخول على مدار الساعة، وغرفة اجتماعات.

موعد بدء العمل، وهل يلزم عنوان قانوني.

التكلفة

الإيجار ورسوم الخدمة يحددهما المالك أو المشغل، ويُدفعان له مباشرة.

المحامي والحرفيون والموردون بنود منفصلة.

يُتفق على خدمتنا مسبقا، ولا نأخذ عمولة من المالك.