الأماكن

المكان والغرض

نبدأ البحث عن المكان من غرض الفعالية: نقل المعلومات، أو التعارف، أو الاحتفال، أو عرض منتج.

يوم المؤتمر يحتاج إلى هدوء وتجهيزات تقنية، أما حفل الإطلاق فيحتاج إلى أثر ومساحة حرة.

مهمتنا

نختار الأماكن المناسبة، ونقارن الشروط، وننظم المعاينة، ونتحقق من بنود العقد.

يحدد مالك المكان أجرة الاستئجار ويرسل الفاتورة إليكم أو إلى شركتكم مباشرة. ويتحدد أجر تنظيمنا باتفاق منفصل.

من أين نبدأ

نحدد أولا ثلاثة أمور: التاريخ وعدد الضيوف وشكل الفعالية.

ثم ننظر أين يقيم الضيوف وكم من الوقت يمكنهم قضاؤه في الطريق.

بعد ذلك نعدّ ثلاثة أو أربعة خيارات مع صور ومخطط وملاحظات.

قاعات المؤتمرات في الفنادق

في فنادق تبليسي وباتومي الكبيرة قاعات بأحجام مختلفة، وكثيرا ما تكون بجدران فاصلة.

الميزة أن الضيوف يقيمون في المكان، وأن التجهيزات والطعام والطاقم في يد واحدة.

والعيب أن الديكور الداخلي محايد غالبا، فيجب أن تصنع الزينة والبرنامج الإحساس بالمكان.

قاعة الحفلات الكبرى

لعشاء احتفالي أو حفل توزيع جوائز كثيرا ما تكون قاعة الحفلات الكبرى في الفندق الأفضل.

السقف العالي يترك مكانا للمسرح والإضاءة والشاشة.

عند حجز هذه القاعة نتحقق من عدم وجود فعالية أخرى في القاعة المجاورة في المساء نفسه.

مركز المعارض

للمعرض الكبير أو المنتدى يوجد في تبليسي مركز معارض بأجنحة.

يوفر هذا المكان مساحة فارغة، وتأتي الأجنحة والأرضيات والتجهيزات بشكل منفصل.

يستغرق التجهيز عدة أيام، ونحسب ذلك في مدة الاستئجار.

المتحف وصالة العرض

بعض المتاحف وصالات العرض تستقبل الفعاليات بعد ساعات الزيارة.

الاستقبال أو العرض على خلفية الفن يبقى في ذاكرة الضيوف طويلا.

في المقابل القواعد صارمة: الطعام والشراب في المناطق المسموح بها فقط، ومسافة عن المعروضات.

القصر والضيعة التاريخية

بعض الضياع والقصور التاريخية، في كاخيتي مثلا، تؤجَّر للفعاليات أيضا.

حديقة ومبنى قديم ومتحف في مكان واحد تناسب عشاء احتفاليا أو برنامجا تحفيزيا.

بسبب البعد عن المدينة نخطط النقل وغالبا المبيت معا.

المساحة الصناعية

تجذب مساحات المصانع والمستودعات السابقة في تبليسي الفعاليات الإبداعية.

السقوف العالية والطوب والأرضية الفارغة تتسع لأي تصميم.

في المقابل يجب إحضار كل شيء تقريبا: الأثاث والتجهيزات والإضاءة وأحيانا التدفئة.

الشرفة على السطح

إطلالة المدينة عند الغروب تمنح أمسية الكوكتيل خلفية خاصة.

للسطح حدود صارمة للسعة والصوت، والرياح كثيرا ما تكون غير متوقعة.

نبحث دائما عن بديل مسقوف في المبنى نفسه.

القاعة الخاصة في المطعم

لعشاء من عشرة إلى خمسين ضيفا تكون القاعة الخاصة في المطعم الحل الأبسط.

المطبخ والخدمة والأواني في المكان، ولا يلزم إلا القليل.

كثيرا ما يُطبَّق حد أدنى للإنفاق بدلا من الأجرة، ونتحقق من ذلك مسبقا.

قبو النبيذ وضيعة النبيذ

الفعالية في قبو أو ضيعة نبيذ تجمع التذوق والعشاء والتاريخ المحلي.

لكثير من الضياع قاعتها وفناؤها، ولبعضها فندق أيضا.

عند اختيار ضيعة نبيذ نخطط النقل حتى نهاية الأمسية.

المسرح وقاعة الحفلات الموسيقية

للعرض الكبير أو حفل الجوائز تمنح قاعة المسرح خشبة ومقاعد جاهزة.

كثيرا ما تقبل المسارح الفعاليات في الأيام الخالية من العروض فقط.

الطاقم التقني غالبا تابع للمسرح، ونعمل معه.

قاعة السينما

لعرض فيلم أو عرض مرئي تمنح قاعة السينما أفضل شاشة وصوت.

بعض دور السينما تخصص ساعات الصباح لفعاليات الشركات.

للاستقبال بعد العرض نحتاج إلى بهو أو مطعم قريب.

النادي والحانة

للحفلة يمنح الاستئجار الحصري لحانة أو ناد صوتا وإضاءة وبارا جاهزة.

كثيرا ما تؤجَّر هذه الأماكن في ساعات معينة أو في أيام الأسبوع فقط.

قواعد الضجيج ووقت الانتهاء مهمة هنا بشكل خاص.

الحديقة العامة والفضاء العام

الفعالية في حديقة عامة أو ساحة تحتاج إلى إذن من المدينة.

يستغرق استخراج الإذن وقتا، لذلك نبدأ به مبكرا.

في الفضاء العام تتطلب السلامة والنفايات والضجيج تخطيطا خاصا.

النهر والقارب

في تبليسي تُنظَّم أحيانا نزهات بالقارب على نهر متكفاري، وهي ممتعة لمجموعة صغيرة.

سعة القارب صغيرة وتعتمد كثيرا على الطقس.

نخطط هذا الشكل جزءا قصيرا من الفعالية لا مكانا رئيسيا.

يخت في باتومي

في باتومي يكون الكوكتيل أو العشاء على يخت خاتمة مؤثرة لفعالية صيفية.

حد الضيوف على اليخت صارم، وقواعد السلامة سارية دائما.

عند الرياح أو الأمواج ننقل الفعالية إلى الشاطئ.

المنتجع الجبلي

للرحلات التحفيزية كثيرا ما تُختار فنادق غودآوري أو باكورياني أو كازبيغي.

هناك تجتمع القاعة والمنتجع الصحي والطبيعة، ويقيم الضيوف معا عدة أيام.

في الشتاء نحسب مسبقا حساب الطريق الجبلي وازدحام الموسم.

الطبيعة والخيمة الكبيرة

خيمة كبيرة على طرف غابة أو في مرج تصنع مكانا في أي موضع تقريبا.

تحتاج الخيمة إلى أرضية وإضاءة وتدفئة أو تبريد ودورات مياه.

نتحقق أولا من موافقة مالك الأرض ومن طريق الوصول.

مساحة العمل المشتركة وغرفة الندوات

لندوة صغيرة أو اجتماع عمل تكون غرفة في مساحة عمل مشتركة مرنة وعملية.

في هذه الأماكن يتوفر عادة إنترنت سريع وركن للقهوة.

لأكثر من عشرين شخصا تضيق الغرفة غالبا، ونتحقق من ذلك مسبقا.

المنشأة الرياضية

ليوم فريق يمنح الصالة الرياضية أو الملعب أو نادي الفروسية برنامجا نشيطا.

في بعض الملاعب مقصورات يتابع منها الضيوف المباراة مع خدمة ضيافة.

للبرنامج الرياضي نخطط المدرب وقواعد السلامة بشكل منفصل.

ترتيبات الجلوس

ترتيب المسرح في صفوف يتسع لأكبر عدد من الضيوف، لكنه لا يوفر طاولة للكتابة.

ترتيب الفصل الدراسي مع طاولات يناسب يوم العمل، والطاولات المستديرة تناسب العشاء والعمل الجماعي.

ترتيب الكباريه والكوكتيل أفضل للتعارف والترفيه.

السعة الحقيقية

الحد الأقصى الذي يذكره المكان يشير غالبا إلى المساحة الفارغة، بلا مسرح أو بوفيه.

المسرح والشاشة ومنصة التجهيزات وتقديم الطعام تشغل جزءا من المساحة.

لذلك نحسب السعة دائما وفق مخطط جلوس محدد.

الغرف الإضافية

كثيرا ما يحتاج المؤتمر إلى غرف للجلسات الموازية أو المقابلات أو لكبار الضيوف.

يحتاج المتحدثون إلى غرفة تحضير يراجعون فيها عروضهم.

وغرفة صغيرة لمكتب المنظمين مفيدة جدا أيضا.

الشاشة والصوت

نختار حجم جهاز العرض أو الشاشة الضوئية الكبيرة وفق عمق القاعة.

الميكروفونات ومكبرات الصوت ولوحة التحكم إما موجودة في المكان أو تُستأجر منفصلة.

نخطط اختبارا تقنيا في اليوم السابق للفعالية أو صباحها.

الإنترنت والبث

الإنترنت اللاسلكي للضيوف والاتصال السلكي للبث متطلبان مختلفان.

للبث المباشر نختبر سرعة الإنترنت في المكان، لا على كلام إدارة المكان.

الاتصال الاحتياطي لا يضر في فعالية مهمة.

الترجمة الفورية

يحتاج المؤتمر متعدد اللغات إلى مقصورات مترجمين وأجهزة استقبال.

نضع المقصورات في مؤخرة القاعة مع رؤية للمسرح.

ليس في كل قاعة مكان لذلك، ونتحقق منه قبل اختيار المكان.

الإضاءة

ضوء النهار ينعش يوم العمل، لكن الشاشة تحتاج إلى ستائر.

في الفعالية المسائية تصنع إضاءة المسرح والإضاءة الجوية الأجواء.

في المباني التاريخية تكون قواعد تثبيت الإضاءة محدودة.

الصوتيات

في قاعة حجرية بسقف عال يتردد الصدى ويصعب فهم الكلام.

مكبرات الصوت المناسبة والأقمشة تخفف المشكلة.

نختبر الصوتيات في أثناء المعاينة بالكلام بصوت عال.

إدخال المعدات والتركيب

في الفعالية الكبيرة يصل المسرح والتجهيزات والزينة بالشاحنات.

نتحقق من مدخل البضائع وحجم المصعد وعرض الأبواب.

في بعض المباني لا يُسمح بالإدخال إلا ليلا أو في الصباح الباكر.

وقت التركيب والفك

كثيرا ما تغطي الأجرة ساعات الفعالية، بينما يُحسب التركيب والفك بشكل منفصل.

تحتاج الفعالية الكبيرة إلى يوم كامل للتركيب.

نكتب هذه الساعات بدقة في العقد.

المسرح

يجب أن يسمح ارتفاع المسرح وحجمه برؤية المتحدث من الصف الأخير.

يجب أن تكون درجات الصعود إلى المسرح، والمنحدر عند الحاجة، آمنة.

بعض القاعات فيها مسرح ثابت، وإلى بعضها يُحضَر مسرح قابل للتركيب.

منطقة الاستقبال وغرفة المعاطف

يجب ألا تتسبب طاولة التسجيل والبطاقات وغرفة المعاطف في طابور عند المدخل.

في الشتاء يجب أن تتناسب غرفة المعاطف مع عدد الضيوف.

منطقة الاستقبال هي الانطباع الأول، ونخططها بشكل منفصل.

دورات المياه

يجب حساب عدد دورات المياه وفق الضيوف، خاصة في الاستراحات.

في الطبيعة والمساحات الصناعية كثيرا ما نضيف دورات مياه متنقلة.

يتابع عامل النظافة المكان طوال الفعالية.

التدفئة والتبريد

في حر الصيف لا يستطيع مكيف ضعيف تبريد قاعة مليئة بالضيوف.

في الشتاء تكون المساحة الصناعية الكبيرة أو المبنى الحجري باردا، والتدفئة مسألة منفصلة.

نسأل عن التحكم بالمناخ في أثناء المعاينة مع مراعاة الموسم.

حدود الوقت

في حي سكني أو في المركز التاريخي كثيرا ما يكون للفعالية وقت انتهاء محدد.

في بعض الأماكن يجب خفض الموسيقى بعد ساعة معينة.

نكتب سيناريو الفعالية وفق هذا الحد.

الجيران

الفعالية على شرفة مفتوحة أو في فناء تمس الجيران.

بعض الأماكن تنبه الجيران مسبقا، ما يقلل الخلافات.

نخطط مغادرة الضيوف ووصول السيارات بحيث لا يُغلق الشارع.

التدخين

في جورجيا يقيّد القانون التدخين في الأماكن العامة المغلقة.

نختار للمدخنين منطقة منفصلة في الخارج بعيدا عن المدخل.

نبلغ الضيوف بهذه القاعدة مسبقا، خاصة القادمين من الخارج.

السلامة من الحريق

لكل قاعة مخارج طوارئ وحد أقصى مسموح لعدد الأشخاص.

يجب ألا تغطي الزينة والخيام المخارج.

كثيرا ما تقيّد قواعد المكان استخدام الشموع والألعاب النارية.

الحراسة

مع ضيوف مهمين أو تجهيزات باهظة تلزم خدمة حراسة.

بعض الأماكن لها حراستها، وفي غيرها ندعو شركة خارجية.

نتحقق من قائمة الضيوف عند المدخل بالبطاقات أو برمز للمسح.

المواقف والنقل

المواقف محدودة في وسط تبليسي، لذلك كثيرا ما ننقل الضيوف بالحافلة.

للمكان خارج المدينة نرسل جدول النقل مسبقا.

نتفق مع مالك المكان على نقطة توقف الحافلة.

سهولة الوصول

للضيف الذي يستخدم كرسيا متحركا نتحقق من المدخل والمصعد ودورة المياه والصعود إلى المسرح.

في المباني التاريخية كثيرا ما يكون الوصول محدودا، ونقول ذلك مسبقا.

عند الحاجة نركّب منحدرا مؤقتا.

العلامة التجارية والزينة

بعض الأماكن تمنع تثبيت أي شيء على الجدران بالشريط اللاصق أو المسامير.

نضع لافتات العلامة التجارية على حوامل قائمة بذاتها.

نتفق مع مدير المكان مسبقا على وقت إدخال الزينة وقواعدها.

الحصرية والحد الأدنى للإنفاق

بعض الأماكن تطلب أجرة ثابتة، وبعضها حدا أدنى للإنفاق على الطعام والشراب.

الاستئجار الحصري يعني ألا يكون في المكان ضيوف آخرون في ذلك اليوم.

نقارن النموذجين كي تتضح الكلفة الحقيقية.

المعاينة

رؤية المكان في الصور لا تغني أبدا عن زيارة حقيقية.

إن لم تكونوا في جورجيا بعد، نجري جولة عبر مكالمة فيديو ونريكم كل زاوية.

في المعاينة نقيس ونصوّر ونطرح كل الأسئلة على مدير المكان.

حجز الموعد مؤقتا

قد يحتفظ المكان الشعبي لكم بالموعد بخيار مؤقت لبضعة أيام.

يجب اتخاذ القرار خلال مدة الخيار، وإلا انتقل الموعد إلى غيركم.

نتابع مواعيد الخيارات كي لا تضيع الفرصة.

العقد والدفع

يُذكر في العقد الساعات والمساحات والتجهيزات والسعة وكل رسم إضافي.

تدفعون العربون والباقي للمكان مباشرة، باسمكم أو باسم شركتكم.

لا نحتفظ بأموالكم ولا نضيف شيئا إلى سعر المكان.

الإلغاء

شروط الإلغاء تتوقف غالبا على التوقيت: كلما اقترب الموعد زادت الخسارة.

بعض الأماكن تستطيع نقل الموعد مع الاحتفاظ بالعربون.

نشرح هذه الشروط بشكل منفصل قبل التوقيع.

المواسم

الربيع والخريف ذروة المؤتمرات والفعاليات.

في ديسمبر تملأ حفلات الشركات القاعات الكبيرة بسرعة.

في الصيف تكون قاعات المدينة أكثر فراغا، والمساحات المفتوحة الأكثر طلبا.

للمقيمين هنا

كثيرا ما تبحث الشركات العاملة هنا عن مكان جديد لاجتماعها السنوي أو تدريب أو حفلة.

نحتفظ بقائمة أماكن موثوقة كي لا نبدأ من الصفر كل مرة.

للاجتماعات الصغيرة ننصح بأماكن تقدم شروطا طويلة الأمد.

أخطاء شائعة

حساب السعة على أساس المساحة الفارغة بلا مسرح وبوفيه.

التحقق من التجهيزات والإنترنت يوم الفعالية فقط.

مكان خارج المدينة بلا خطة نقل للضيوف.

ما نحتاجه منكم

غرض الفعالية وتاريخها ومدتها وعدد الضيوف.

المدينة المفضلة ومكان إقامة الضيوف.

المتطلبات التقنية: الشاشة والترجمة والبث والمسرح.

الكلفة

تتوقف أجرة الاستئجار على نوع المكان والتاريخ والساعات والحصرية.

يحدد مالك المكان هذه الأجرة ويرسل الفاتورة إليكم مباشرة.

أجر تنظيمنا منفصل ويُتفق عليه مسبقا.