Mekanlar

Mekan ve amaç

Mekan aramaya etkinliğin amacından başlarız: bilgi aktarmak, tanışmak, kutlamak ya da bir ürünü göstermek.

Bir konferans günü sessizlik ve teknik donanım ister, bir lansman partisi ise etki ve serbest alan.

Görevimiz

Uygun mekanları seçer, koşulları karşılaştırır, yer görmeyi ayarlar ve sözleşme maddelerini kontrol ederiz.

Kira bedelini mekan sahibi belirler ve faturayı doğrudan size ya da şirketinize keser. Organizasyon ücretimiz ayrı bir anlaşmayla belirlenir.

Nereden başlıyoruz

Önce üç şeyi netleştiririz: tarih, misafir sayısı ve etkinliğin biçimi.

Sonra misafirlerin nerede kaldığını ve yolda ne kadar vakit geçirebileceklerini dikkate alırız.

Ardından fotoğraf, kat planı ve notlarla üç dört seçenek hazırlarız.

Otel konferans salonları

Tiflis ve Batum'daki büyük otellerin, çoğu zaman bölme duvarlı, farklı büyüklükte salonları vardır.

Avantajı, misafirlerin yerinde kalması ve teknik donanım, yemek ve personelin tek elde olmasıdır.

Dezavantajı iç mekanın çoğu zaman nötr olmasıdır, yer duygusunu dekor ve program yaratmalıdır.

Balo salonu

Gala yemeği ya da ödül gecesi için büyük bir otel balo salonu çoğu zaman en iyisidir.

Yüksek tavan sahneye, ışığa ve ekrana yer bırakır.

Böyle bir salonu ayırırken aynı akşam yan salonda başka bir etkinlik olup olmadığını kontrol ederiz.

Fuar merkezi

Büyük bir sergi ya da forum için Tiflis'te pavyonlu bir fuar merkezi vardır.

Böyle bir mekan boş alan sunar, stantlar, zemin ve teknik donanım ayrıca gelir.

Kurulum birkaç gün sürer, bunu kira süresine dahil ederiz.

Müze ve galeri

Bazı müzeler ve galeriler çalışma saatlerinden sonra etkinlik kabul eder.

Sanat fonunda bir resepsiyon ya da sunum misafirlerin aklında uzun süre kalır.

Buna karşılık kurallar sıkıdır: yiyecek ve içecek yalnızca izin verilen alanlarda, eserlere ise mesafe.

Tarihi malikane

Bazı tarihi malikaneler ve saraylar, örneğin Kaheti'de, etkinlikler için de kiralanır.

Bir bahçe, eski bir bina ve bir müzenin bir arada olması gala yemeğine ya da teşvik programına uyar.

Şehre uzaklık nedeniyle ulaşımı ve çoğu zaman konaklamayı birlikte planlarız.

Loft ve endüstriyel alan

Tiflis'teki eski fabrika ve depo alanları yaratıcı etkinlikleri çeker.

Yüksek tavanlar, tuğla ve boş zemin her tasarımı kaldırır.

Buna karşılık neredeyse her şey dışarıdan getirilir: mobilya, teknik donanım, ışık ve bazen ısıtma.

Çatı terası

Gün batımında şehir manzarası bir kokteyl akşamına özel bir fon verir.

Çatının sıkı kapasite ve ses sınırları vardır, rüzgar ise çoğu zaman öngörülemez.

Aynı binada kapalı bir alternatifi her zaman ararız.

Restoranın özel salonu

On ila elli misafirlik bir yemek için restoranın özel salonu en kolay çözümdür.

Mutfak, servis ve tabaklar yerindedir, ek olarak pek az şey gerekir.

Çoğu zaman kira yerine asgari harcama geçerlidir, bunu önceden netleştiririz.

Şarap mahzeni ve bağ evi

Bir mahzende ya da şarap malikanesinde etkinlik, tadımı, yemeği ve yerel tarihi birleştirir.

Pek çok malikanenin kendi salonu ve avlusu, bazılarının oteli de vardır.

Bir şarap malikanesi seçerken ulaşımı akşamın sonuna kadar planlarız.

Tiyatro ve konser salonu

Büyük bir sunum ya da ödül töreni için tiyatro salonu hazır sahne ve koltuk sunar.

Tiyatrolar etkinlikleri çoğu zaman yalnızca repertuvar dışı boş günlerde kabul eder.

Teknik ekip çoğu zaman tiyatronundur ve biz onlarla birlikte çalışırız.

Sinema salonu

Bir film gösterimi ya da video sunumu için sinema salonu en iyi ekranı ve sesi sunar.

Bazı sinemalar sabah saatlerini kurumsal etkinliklere ayırır.

Gösterimden sonraki resepsiyon için bir fuaye ya da yakında bir restoran gerekir.

Kulüp ve bar

Bir parti için bir barın ya da kulübün özel kiralanması hazır ses, ışık ve bar sağlar.

Böyle yerler çoğu zaman yalnızca belirli saatlerde ya da hafta içi kiralanır.

Gürültü ve bitiş saati kuralları burada özellikle önemlidir.

Park ve kamusal alan

Bir parkta ya da meydanda etkinlik için şehirden izin gerekir.

İzin süreci zaman alır, bu yüzden erken başlarız.

Kamusal alanda güvenlik, çöp ve gürültü özel planlama ister.

Nehir ve tekne

Tiflis'te Mtkvari üzerinde zaman zaman tekne gezileri düzenlenir, küçük bir grup için eğlencelidir.

Teknenin kapasitesi küçüktür ve havaya çok bağlıdır.

Bu biçimi ana mekan olarak değil, etkinliğin kısa bir bölümü olarak planlarız.

Batum'da yat

Batum'da yatta kokteyl ya da yemek bir yaz etkinliğinin etkileyici finalidir.

Yatta misafir sınırı sıkıdır ve güvenlik kuralları her zaman geçerlidir.

Rüzgar ya da dalga olursa etkinliği kıyıya taşırız.

Dağ tatil merkezi

Teşvik gezileri için Gudauri, Bakuriani ya da Kazbegi otelleri sık seçilir.

Orada salon, spa ve doğa bir aradadır ve misafirler birkaç gün birlikte kalır.

Kışın dağ yolunu ve sezon yoğunluğunu önceden hesaba katarız.

Doğa ve çadır

Bir orman kenarında ya da çayırda büyük bir çadır neredeyse her yerde bir mekan yaratır.

Çadırın zemine, aydınlatmaya, ısıtma ya da soğutmaya ve tuvaletlere ihtiyacı vardır.

Arazi sahibinin iznini ve giriş yolunu ilk önce kontrol ederiz.

Ortak çalışma alanı ve seminer odası

Küçük bir seminer ya da çalışma toplantısı için ortak çalışma alanındaki bir oda esnek ve pratiktir.

Böyle yerlerde hızlı internet ve kahve köşesi genellikle zaten vardır.

Yirmi kişiden fazlası için oda çoğu zaman dar gelir, bunu önceden kontrol ederiz.

Spor tesisi

Bir ekip günü için spor salonu, saha ya da binicilik kulübü aktif bir program sunar.

Bazı stadyumlarda misafirlerin maçı ağırlama hizmetiyle izlediği localar vardır.

Spor programında eğitmeni ve güvenlik kurallarını ayrıca planlarız.

Oturma düzenleri

Sıralar halinde tiyatro düzeni en çok misafiri alır ama not için masa sunmaz.

Masalı sınıf düzeni bir çalışma gününe, yuvarlak masalar ise yemeğe ve grup çalışmasına uyar.

Kabare ve kokteyl düzeni tanışma ve eğlence için daha iyidir.

Gerçek kapasite

Mekanın belirttiği azami sayı çoğu zaman sahne ve büfe olmadan boş alanı ifade eder.

Sahne, ekran, teknik masa ve catering alanın bir kısmını kaplar.

Bu yüzden kapasiteyi her zaman belirli bir oturma planıyla hesaplarız.

Ek odalar

Bir konferansta çoğu zaman paralel oturumlar, röportajlar ya da VIP misafirler için odalar gerekir.

Konuşmacıların sunumlarını kontrol ettikleri bir hazırlık odasına ihtiyacı vardır.

Organizatörlerin ofisi için küçük bir oda da çok işe yarar.

Ekran ve ses

Projektörün ya da LED ekranın boyutunu salonun derinliğine göre seçeriz.

Mikrofonlar, hoparlörler ve ses masası ya yerinde bulunur ya da ayrıca kiralanır.

Teknik testi etkinlikten bir gün önce ya da o sabah planlarız.

İnternet ve yayın

Misafirler için kablosuz internet ile yayın için kablolu bağlantı farklı ihtiyaçlardır.

Canlı yayın için internet hızını mekanın sözüne değil, yerinde yaptığımız teste göre belirleriz.

Önemli bir etkinlik için yedek bağlantı zarar vermez.

Simultane tercüme

Çok dilli bir konferans tercüman kabinleri ve alıcılar ister.

Kabinleri salonun arkasına, sahneyi görecek şekilde yerleştiririz.

Her salonda buna yer yoktur, bunu mekanı seçmeden önce kontrol ederiz.

Aydınlatma

Gün ışığı bir çalışma gününe canlılık verir, ama ekran için perde gerekir.

Akşam etkinliğinde sahne ve atmosfer ışığı havayı yaratır.

Tarihi binalarda ışık asma kuralları sınırlıdır.

Akustik

Yüksek tavanlı taş bir salonda ses yankı yapar ve konuşma zor anlaşılır.

Doğru hoparlörler ve kumaşlar sorunu azaltır.

Akustiği yer görme sırasında yüksek sesle konuşarak test ederiz.

Yükleme ve kurulum

Büyük bir etkinlikte sahne, teknik donanım ve dekor kamyonlarla gelir.

Yük girişini, asansörün boyutunu ve kapıların genişliğini kontrol ederiz.

Bazı binalarda yükleme yalnızca gece ya da sabah erken saatlerde yapılabilir.

Kurulum ve söküm süresi

Kira çoğu zaman etkinlik saatlerini kapsar, kurulum ve söküm ayrıca hesaplanır.

Büyük bir etkinlik kurulum için tam bir gün ister.

Bu saatleri sözleşmeye tam olarak yazarız.

Sahne

Sahnenin yüksekliği ve boyutu, konuşmacının son sıradan görülmesini sağlamalıdır.

Sahneye çıkan basamaklar ve gerektiğinde rampa güvenli olmalıdır.

Bazı salonların sabit sahnesi vardır, bazılarına ise modüler sahne getirilir.

Karşılama alanı ve vestiyer

Kayıt masası, yaka kartları ve vestiyer girişte kuyruk oluşturmamalıdır.

Kışın vestiyer misafir sayısına uygun olmalıdır.

Karşılama alanı ilk izlenimdir ve onu ayrıca planlarız.

Tuvaletler

Tuvalet sayısı, özellikle aralarda, misafirlere göre hesaplanmalıdır.

Doğada ve loftlarda çoğu zaman seyyar tuvalet ekleriz.

Etkinlik boyunca temizliği bir temizlik görevlisi takip eder.

Isıtma ve soğutma

Yaz sıcağında zayıf bir klima misafirle dolu bir salonu serinletemez.

Kışın büyük bir loft ya da taş bina soğuktur ve ısıtma ayrı bir konudur.

İklim kontrolünü yer görmede, mevsimi dikkate alarak sorarız.

Saat sınırları

Bir konut bölgesinde ya da tarihi merkezde etkinliğin çoğu zaman kesin bir bitiş saati vardır.

Bazı yerlerde belirli bir saatten sonra müziğin kısılması gerekir.

Etkinlik akışını bu sınıra göre yazarız.

Komşular

Açık bir terasta ya da avluda etkinlik komşuları da ilgilendirir.

Bazı mekanlar komşuları önceden uyarır, bu da anlaşmazlığı azaltır.

Misafirlerin ayrılışını ve araçların gelişini sokağı kapatmayacak şekilde planlarız.

Sigara

Gürcistan'da kapalı kamusal alanlarda sigara içmek yasayla kısıtlanmıştır.

Sigara içen misafirler için girişten uzakta, dışarıda ayrı bir alan seçeriz.

Bu kuralı misafirlere, özellikle yurt dışından gelenlere, önceden bildiririz.

Yangın güvenliği

Her salonun acil çıkışları ve izin verilen azami kişi sayısı vardır.

Dekor ve çadırlar çıkışları kapatmamalıdır.

Mekan kuralları mum ve piroteknik kullanımını çoğu zaman sınırlar.

Güvenlik görevlileri

Önemli misafirler ya da pahalı teknik donanım varsa güvenlik görevlisi gerekir.

Bazı mekanların kendi güvenliği vardır, bazılarında ise dışarıdan bir şirket çağırırız.

Misafir listesini girişte yaka kartı ya da QR kodla kontrol ederiz.

Otopark ve ulaşım

Tiflis merkezinde otopark sınırlıdır, bu yüzden misafirleri çoğu zaman otobüsle getiririz.

Şehir dışındaki bir mekan için transfer programını önceden göndeririz.

Otobüsün duracağı yeri mekan sahibiyle kararlaştırırız.

Erişilebilirlik

Tekerlekli sandalye kullanan bir misafir için girişi, asansörü, tuvaleti ve sahneye çıkışı kontrol ederiz.

Tarihi binalarda erişim çoğu zaman sınırlıdır ve bunu önceden söyleriz.

Gerekirse geçici bir rampa kurarız.

Markalama ve dekor

Bazı mekanlar duvarlara bant ya da çiviyle bir şey tutturulmasını yasaklar.

Marka pankartlarını bağımsız ayaklı çerçevelere kurarız.

Dekorun getirilme saatini ve kurallarını mekan yöneticisiyle önceden kararlaştırırız.

Özel kiralama ve asgari harcama

Bazı mekanlar sabit bir kira, bazıları ise yiyecek ve içecekte asgari harcama ister.

Özel kiralama, o gün mekanda başka misafir olmayacağı anlamına gelir.

Gerçek maliyet ortaya çıksın diye iki modeli karşılaştırırız.

Yer görme

Bir mekanı fotoğraflarda görmek gerçek bir ziyaretin yerini hiçbir zaman tutmaz.

Henüz Gürcistan'da değilseniz görüntülü aramayla gezer ve her köşeyi gösteririz.

Yer görmede ölçer, fotoğraf çeker ve tüm soruları mekan yöneticisine sorarız.

Tarih opsiyonu

Popüler bir mekan tarihi size birkaç günlüğüne opsiyonla ayırabilir.

Opsiyon süresi içinde karar vermeniz gerekir, yoksa tarih başkasına geçer.

Hiçbir fırsat kaçmasın diye opsiyon sürelerini takip ederiz.

Sözleşme ve ödeme

Sözleşmede saatler, alanlar, teknik donanım, kapasite ve tüm ek ücretler yazar.

Kaporayı ve kalanını, kendi adınıza ya da şirketiniz adına, doğrudan mekana ödersiniz.

Paranızı biz tutmayız ve mekanın fiyatına hiçbir şey eklemeyiz.

İptal

İptal koşulları çoğu zaman zamanlamaya bağlıdır: tarih yaklaştıkça kayıp artar.

Bazı mekanlar kaporayı koruyarak tarihi değiştirebilir.

Bu koşulları imzadan önce ayrıca açıklarız.

Mevsimsellik

İlkbahar ve sonbahar konferansların ve etkinliklerin zirve dönemidir.

Aralıkta kurumsal partiler büyük salonları çabuk doldurur.

Yazın şehir salonları daha boştur, açık alanlar ise en çok talep görür.

Burada yaşayanlar için

Burada faaliyet gösteren şirketler yıllık toplantı, eğitim ya da parti için çoğu zaman yeni bir mekan arar.

Her seferinde sıfırdan başlamamak için güvenilir mekanların bir listesini tutarız.

Küçük toplantılar için uzun vadeli koşullar sunan mekanları öneririz.

Sık yapılan hatalar

Kapasiteyi sahne ve büfe olmadan boş alana göre hesaplamak.

Teknik donanımı ve interneti yalnızca etkinlik günü kontrol etmek.

Misafirler için ulaşım planı olmayan bir şehir dışı mekanı.

Sizden neye ihtiyacımız var

Etkinliğin amacı, tarihi, süresi ve misafir sayısı.

Tercih ettiğiniz şehir ve misafirlerin nerede kaldığı.

Teknik gereksinimler: ekran, tercüme, yayın, sahne.

Maliyet

Kira bedeli mekanın türüne, tarihe, saatlere ve özel kiralamaya bağlıdır.

Bu bedeli mekan sahibi belirler ve faturayı doğrudan size gönderir.

Organizasyon ücretimiz ayrıdır ve önceden kararlaştırılır.