MICE

Bu sayfa kimin için

Gürcistan'da bir şirket toplantısı veya gezisi düzenlemekle görevlendirilen İK ve pazarlama ekipleri, asistanlar ve yöneticiler için.

Ve burada bölgesel bir konferans veya forum planlayan dernekler ve kuruluşlar için.

Sizin için ne yapıyoruz

Brifi alır, alanı ve partnerleri seçer, zaman çizelgesini hazırlar ve etkinlik günü her şeyi yerinde yönetiriz.

Salonun, tekniğin, yemeğin ve ulaşımın ücretini tedarikçiler belirler ve faturayı doğrudan şirketinize keser. Yönetim ücretimiz ayrıca ve önceden yazılır.

MICE ne demek

MICE dört alanı kapsar: toplantılar, teşvik gezileri, konferanslar ve fuarlar.

Tek bir etkinlik çoğu zaman bunların birkaçını birleştirir, örneğin bir konferans ve ardından iki günlük bir tur.

Bu yüzden planı ayrı rezervasyonlar değil, tek bir proje olarak kurarız.

Tiflis ve Batum

Tiflis iş merkezidir: uluslararası oteller, konferans salonları ve eski şehrin atmosferi.

Batum, özellikle toplantının bir dinlenme kısmı da varsa, deniz kıyısındaki alternatiftir.

Şehri havalimanına, uçuşlara ve grubun ilgi alanlarına göre seçeriz.

Şehir dışında

Bazı şirketler toplantıyı şarap bölgesindeki bir otelde veya bir dağ tatil yerinde yapar.

Şehir gürültüsünden uzakta ekip daha odaklı olur.

Böyle bir yerde tüm grup için yeterli salon, internet ve oda olup olmadığını kontrol ederiz.

Salon seçimi

Salonun büyüklüğünü katılımcı sayısı, oturma düzeni ve teknik miktarı belirler.

Gün ışığı, klima ve iyi akustik saatlerce süren oturumları çok kolaylaştırır.

Salonu etkinlikten önce yerinde inceler veya size videoyla gösteririz.

Oturma düzeni

Tiyatro düzeni sunumlar, sınıf düzeni çalışma, yuvarlak masalar grup tartışması içindir.

Oturma düzeni salonun kapasitesini önemli ölçüde değiştirir.

Gün içinde düzeni değiştirmek zaman ve personel ister, bunu programa yazarız.

Ek odalar

Paralel oturumlar, röportajlar veya organizasyon merkezi için ayrı odalar gerekir.

Konuşmacılar için bir hazırlık odası etkinliğe profesyonel bir hava katar.

Bu odaları ana salonla birlikte ayırtırız.

Ön keşif ziyareti

Büyük bir etkinlikten önce şirket temsilcisi çoğu zaman mekânları görmek için bir iki günlüğüne gelir.

Böyle bir ziyareti sıkı bir programla ayarlarız: salonlar, oteller, akşam mekânları ve güzergâhlar.

Gelmek mümkün değilse video tur ve ayrıntılı bir fotoğraf raporu hazırlarız.

Fuara katılım

Bir fuarda stant kurmak yük taşımayı, kurulumu ve bazen geçici ithalat gümrük işlemini gerektirir.

Gümrük kurallarını lisanslı bir gümrük müşaviri kontrol eder.

Kurulumu ve sökümü fuar organizatörünün programına göre planlarız.

Ürün lansmanı

Bir ürün lansmanı özgün bir mekân, iyi bir sahne ve titiz bir kurgu ister.

Davetli listesini, davetiyeleri ve katılım onaylarını önceden yönetiriz.

Basın için ayrı bir alan ve materyaller hazırlarız.

Medya ve basın

Bazı etkinlikler yerel medyanın ilgisine ihtiyaç duyar.

Basın bülteninin çevirisini ve gazetecilerin davetini partner bir PR ajansıyla birlikte düzenleriz.

Röportajlar için tercümanı ve sessiz bir odayı önceden hazırlarız.

Fotoğraf ve video

Etkinliğin fotoğrafları ve videosu şirketin iç iletişimi ve pazarlaması için gereklidir.

Çekim planını önemli anların bir listesiyle hazırlarız.

Katılımcıların çekilmesine ilişkin kuralları şirket politikasına göre kararlaştırırız.

Gürcü dokunuşları

Açılışta kısa bir folklor gösterisi veya network akşamında şarap, etkinliğe yerin ruhunu katar.

Bu tür unsurlar iş programını aksatmasın diye kısa ve ölçülü olmalıdır.

Folkloru ve suprayı ayrı sayfalarda anlatıyoruz.

Katılımcıları bilgilendirmek

Gelmeden önce katılımcılara bir bilgi paketi göndeririz: program, transfer, hava durumu ve kıyafet kuralı.

Büyük bir etkinlikte mobil uygulama veya mesajlaşma grubu değişikliklerin hızla duyurulmasına yardım eder.

Yerinde gün boyu bir bilgi masası çalışır; taksiden eczaneye ve şehirle ilgili önerilere kadar her soruya yanıt alırsınız.

Sezon ve hava

İlkbahar ve sonbahar kurumsal etkinlikler için popüler zamanlardır ve salonlar erken dolar.

Yaz sıcağında açık hava etkinliklerini sabaha veya akşama koyarız.

Kışın dağ yolları bazen zordur, bu yüzden transfer sürelerini payla planlarız.

Kayıt

Önceden çevrim içi kayıt, sayıları, dilleri ve beslenme ihtiyaçlarını erkenden gösterir.

Yerinde kayıt masası, yaka kartları ve karşılama paketi kuyrukları azaltır.

Katılımcıların kişisel verilerini yalnızca etkinlik amacıyla kullanırız.

Simültane çeviri

Çok dilli bir konferansta simültane çeviri kabinler ve kulaklıklarla kurulur.

Tercümanların terminolojiye hazırlanmak için slaytlara ve konuşmalara önceden ihtiyacı vardır.

Küçük bir toplantıda ardıl çeviri çoğu zaman yeterlidir.

Görsel-işitsel teknik

Ekranlar, projeksiyonlar, mikrofonlar ve ışık teknik provadan sonra test edilmelidir.

Konuşmacıların sunumlarını önceden tek bir bilgisayarda toplarız.

Bir teknisyen tüm etkinlik boyunca, ilk dakikadan son dakikaya kadar salondadır.

İnternet ve yayın

Aynı anda yüzlerce çevrim içi katılımcı bir otel ağını zorlayabilir.

Sahne ve yayın için ayrı, tahsisli bir hat isteriz.

Çevrim içi katılımcılar için hibrit bir biçim ve kayıt ayarlarız.

Konuşmacılar

Uluslararası bir konuşmacının uçuşa, transfere, konaklamaya ve sahne brifine ihtiyacı vardır.

Yerel uzmanlar ve iş dünyası temsilcileri programa Gürcü bağlamı kazandırır.

Konuşmacıların programlarını ve teknik gereksinimlerini tek bir belgede toplarız.

Programın temposu

Arasız uzun oturumlar dinleyicinin dikkatini dağıtır.

Kısa etkileşimli bloklar, aralar ve hareket enerjiyi korur.

Akşam programı gecikmesin diye sahnedeki zamanı sıkı kontrol ederiz.

Kahve arası ve öğle yemeği

Kahve arası network için asıl zamandır ve alan ile zaman ister.

Gürcü hamur işleri, çurçhela ve yerel meyveler sıradan bir arayı akılda kalıcı yapar.

Öğle yemeğini ağır olmayacak ve öğleden sonraki oturumlarda kimseyi uyutmayacak şekilde planlarız.

Akşam programı

İş gününden sonra bir akşam yemeği, folklor veya şarap tadımı ekibi yakınlaştırır.

Akşam mekânını salondan uzak olmayacak şekilde seçeriz.

Gala yemeğini çoğu zaman son akşama bırakırız.

Teşvik gezisi güzergâhı

Kaheti'nin mahzenleri, Kazbegi dağları, eski Tiflis ve Batum sahili en sık seçilen teşvik rotalarıdır.

Güzergâhı grubun yaşına, kondisyonuna ve şirket kültürüne göre ayarlarız.

Tek bir gezide aktif ve sakin günlerin dengesi en iyi sonucu verir.

Özel deneyimler

Teşvikin anlamı, çalışanın tek başına düzenleyemeyeceği bir şeydir.

Tarihi bir sarayda özel akşam yemeği, bir şarap üreticisiyle özel tadım veya helikopter uçuşu böyle anlardır.

Bu tür etkinlikleri güvenlik ve izin kontrolünden sonra planlarız.

Grup uçuşları

Büyük bir grup için grup uçuş rezervasyonu veya charter çoğu zaman daha kullanışlıdır.

Dağınık varış saatleri transfer sayısını ve maliyeti artırır.

Katılımcıların uçuşlarının bir tablosunu hazırlar, transferleri ona göre gruplarız.

Grup ulaşımı

Otobüsler, minibüsler ve VIP araçlar grubun büyüklüğüne ve programa göre seçilir.

Her otobüste bir görevli ve güzergâh çizelgesi vardır.

Şoförlerin çalışma ve dinlenme sürelerini yasaya göre dikkate alırız.

Otel oda bloğu

Grup için oda bloğu önceden ayırtılır; kullanılmayan odaların iade edildiği belirli bir tarih vardır.

Boş odalar için ödeme yapmamanız için bu tarih sözleşmede önemlidir.

Misafir adlarını ve oda tiplerini otele önceden iletiriz.

Vize ve davet

Bazı katılımcıların Gürcistan'a girmek için vizeye ve ev sahibinin davetine ihtiyacı vardır.

Son dakikada kimse dışarıda kalmasın diye vize sürelerini önceden kontrol ederiz.

Vize kurallarını göç bölümünde anlatıyoruz.

VIP misafirler

Genel müdür veya ana konuşmacı çoğu zaman havalimanında hızlı geçişe ve ayrı bir araca ihtiyaç duyar.

Bunu havalimanı VIP hizmetimizle ayarlarız.

VIP misafirin programını grubun geri kalanından ayrı yönetiriz.

Yerel iş dünyası

Bazı şirketler konferansı yerel partnerlerle toplantılarla birleştirir.

Toplantıları ayarlamada, tercümede ve iş bağlamını açıklamada yardım ederiz.

Şirket kuruluşunu ve yatırımı iş bölümünde anlatıyoruz.

Markalama ve materyaller

Pankartlar, sahne fonu, yaka kartları ve not defterleri etkinliğin görünümünü oluşturur.

Baskıyı ve teslimatı etkinlikten önce yeterli zamanla planlarız.

Mantıklı olduğunda dijital materyalleri kâğıda tercih ederiz.

Kurumsal hediyeler

Hediye yerel olabilir: şarap, bal, el yapımı bir eşya veya mine işi.

Bazı ülkeler ve şirketler alkollü hediyeleri kısıtlar, bunu önceden kontrol ederiz.

Hediyeleri otel odalarına bırakır veya son akşam dağıtırız.

Güvenlik

Büyük bir etkinlikte güvenlik, giriş kontrolü ve tahliye planı şarttır.

Üst düzey misafirler için kişisel koruma da ayarlanabilir.

Güvenlik planını mekân ve partnerlerle birlikte hazırlarız.

Tıbbi destek

Çok günlü bir etkinlikte bir doktora veya ilk yardıma erişim önemlidir.

En yakın kliniğin adresini ve iletişim bilgisini önceden biliriz.

Acil durumda 112 - ve koordinatörümüz yerindedir.

Grup sigortası

Bazı şirketler çalışanların seyahat sigortasını merkezi olarak yaptırır.

Poliçenin rafting gibi planlanan her etkinliği karşılayıp karşılamadığını kontrol ederiz.

Sigorta seçeneklerini sigorta bölümünde anlatıyoruz.

Yemek ve şirket politikası

Uluslararası bir grupta beslenme ihtiyaçları çeşitlidir ve bunları kayıtta toplarız.

Bazı şirketlerin alkolle ilgili iç politikası vardır ve programı buna göre kurarız.

Her etkinlikte alkolsüz alternatifler bulunur.

Sürdürülebilirlik

Pek çok şirket etkinliğin çevresel ayak izini düşünür.

Dijital materyaller, yerel tedarikçiler ve daha az tek kullanımlık plastik bu izi azaltır.

Gereksinimlerinizi brife yazar ve partner seçiminde dikkate alırız.

Erişilebilirlik

Salon, sahne, tuvaletler ve ulaşım hareket kısıtlılığı olan katılımcılar için erişilebilir olmalıdır.

Kayıt sırasında kimin hangi ihtiyacı olduğunu sorarız.

Tur güzergâhını her katılımcının imkânlarına göre ayarlarız.

Gizlilik

Stratejik toplantılar çoğu zaman kapalı bir alan ve gizlilik sözleşmesi gerektirir.

Tercümanlar ve teknisyenler gerektiğinde böyle bir sözleşme imzalar.

Müşterilerin adlarını ve etkinliklerin ayrıntılarını asla paylaşmayız.

Bütçe kontrolü

Bütçeyi her tedarikçinin teklifiyle ve değişiklik geçmişiyle bir tabloda yönetiriz.

Maliyeti etkileyen her değişikliği sizinle kararlaştırırız.

Etkinlikten sonra gerçekleşen harcamayı planla karşılaştırırız.

Faturalar ve vergiler

Tedarikçiler sözleşmeye göre faturayı doğrudan şirketinize keser.

KDV ve diğer vergi konularını sizin ve yerel bir muhasebeci netleştirir.

Muhasebeyi iş bölümünde anlatıyoruz.

Sözleşmeler

Her tedarikçi sözleşmesinde hizmet, süreler, ödeme takvimi ve iptal koşulları yazılır.

Büyük bir etkinlikte katılımcı sayısının azalmasıyla ilgili madde özellikle önemlidir.

Sözleşmeleri imzadan önce birlikte gözden geçiririz.

İptal ve mücbir sebep

Beklenmedik durumlarda koşulları sözleşme belirler.

Tarihi ertelemek çoğu zaman iptalden daha az maliyetlidir ve bu seçeneği her zaman deneriz.

Alternatif bir mekânı ve çevrim içi biçimi önceden planlarız.

Planlama süreleri

Büyük bir konferansın planlaması, özellikle popüler sezonda, çoğu zaman aylar öncesinden başlar.

Küçük bir toplantı bazen birkaç haftada ayarlanabilir.

Zaman çizelgesini etkinlik tarihinden geriye doğru kurarız.

Yerindeki ekibimiz

Etkinlikte koordinatörlerimiz kayıtta, salonda ve ulaşımda bulunur.

Her tedarikçinin tek bir irtibat kişisi vardır, onları ayrı ayrı aramanız gerekmez.

Her günün sonunda kısa bir toplantı yapar, ertesi günün ayrıntılarını netleştiririz.

Değerlendirme

Etkinlikten sonra katılımcılara kısa bir anket göndeririz.

Sonuçları, fotoğrafları ve maliyet özetini tek bir raporda birleştiririz.

Bu rapor bir sonraki etkinliğin planlanmasını kolaylaştırır ve ekibe net bir tablo sunar.

Gürcistan'da faaliyet gösteren şirketler

Gürcistan'da faaliyet gösteren yabancı şirketler burada çoğu zaman yıllık toplantılar ve eğitimler düzenler.

Düzenli etkinlikler için güvenilir tedarikçilerden oluşan bir ağ sunarız.

Her bir sonraki etkinliği öncekinin deneyimiyle planlarız.

Sık yapılan hatalar

Tekniği ve interneti kontrol etmeden fotoğrafa bakarak salon seçmek.

Simültane çeviriyi çok geç ayırtmak.

Grubun uçuşları ve transferleri için tek bir çizelgenin olmaması.

Sizden neye ihtiyacımız var

Etkinliğin amacı, biçimi, tarihleri ve yaklaşık katılımcı sayısı.

Katılımcıların ülkeleri, dilleri ve vize ihtiyacı.

Bütçe çerçevesi, şirket politikaları ve önemli ayrıntılar.

Ücret

Salonun, tekniğin, yemeğin, ulaşımın ve konaklamanın ücretini tedarikçiler belirler.

Onların fiyatına hiçbir şey eklemeyiz ve faturaları şirketiniz doğrudan alır.

Yönetim ücretimiz etkinliğin ölçeğine göre önceden kararlaştırılır.