כנסים ותמריצים

למי מיועד העמוד הזה

לצוותי משאבי אנוש ושיווק, לעוזרים ולמנהלים שהוטל עליהם לארגן פגישה או נסיעה של החברה בגאורגיה.

ולאגודות ולארגונים שמתכננים כאן כנס או פורום אזורי.

מה אנחנו עושים בשבילכם

אנחנו מקבלים את התדריך, בוחרים מרחב ושותפים, בונים את לוח הזמנים ומנהלים הכול במקום ביום האירוע.

את מחיר האולם, הציוד, האוכל וההסעות קובעים הספקים, והם מוציאים חשבונית ישירות לחברה שלכם. דמי הניהול שלנו נרשמים בנפרד ומראש.

מה פירוש התחום

התחום מאגד ארבעה כיוונים: פגישות, נסיעות תמריץ, כנסים ותערוכות.

לא פעם אירוע אחד משלב כמה מהם, למשל כנס ואחריו סיור של יומיים.

לכן אנחנו בונים את התוכנית כפרויקט אחד ולא כאוסף הזמנות נפרדות.

טביליסי ובטומי

טביליסי היא המרכז העסקי: מלונות בינלאומיים, אולמות כנסים והאווירה של העיר העתיקה.

בטומי היא החלופה החופית, במיוחד כשבפגישה יש גם חלק של פנאי.

את העיר אנחנו בוחרים לפי שדה התעופה, הטיסות ותחומי העניין של הקבוצה.

מחוץ לעיר

חלק מהחברות מקיימות את הפגישה במלון באזור היין או באתר נופש בהרים.

הרחק מרעש העיר הצוות מרוכז יותר.

אנחנו בודקים אם במקום כזה יש אולם, אינטרנט וחדרים מספיקים לכל הקבוצה.

בחירת האולם

את גודל האולם קובעים מספר המשתתפים, סידור הישיבה וכמות הציוד.

אור טבעי, מיזוג אוויר ואקוסטיקה טובה מקלים מאוד על מושבים ארוכים.

את האולם אנחנו בודקים במקום לפני האירוע או מראים לכם בווידאו.

סידור הישיבה

סידור תיאטרון להרצאות, סידור כיתה לעבודה, שולחנות עגולים לדיון קבוצתי.

הסידור משנה משמעותית את קיבולת האולם.

החלפת סידור במהלך היום דורשת זמן וצוות, ואנחנו מכניסים את זה ללוח הזמנים.

חדרים נוספים

למושבים מקבילים, לראיונות או למטה המארגנים צריך חדרים נפרדים.

חדר הכנה לדוברים נותן לאירוע מראה מקצועי.

חדרים כאלה אנחנו מזמינים יחד עם האולם הראשי.

ביקור מקדים

לפני אירוע גדול נציג החברה מגיע לא פעם ליום או יומיים כדי לראות את המקומות.

ביקור כזה אנחנו מארגנים בלוח זמנים צפוף: אולמות, מלונות, מקומות ערב ודרכים.

אם אי אפשר להגיע, אנחנו מכינים סיור וידאו ודוח צילומים מפורט.

השתתפות בתערוכה

הקמת דוכן בתערוכה דורשת הובלת מטען, הקמה ולפעמים הליך מכס של ייבוא זמני.

את כללי המכס בודק עמיל מכס מורשה.

את ההקמה ואת הפירוק אנחנו מתכננים לפי לוח הזמנים של מארגן התערוכה.

השקת מוצר

השקת מוצר דורשת מקום ייחודי, במה טובה ובימוי מדויק.

את רשימת המוזמנים, ההזמנות ואישורי ההגעה אנחנו מנהלים מראש.

לעיתונות אנחנו מכינים מרחב וחומרים נפרדים.

תקשורת ועיתונות

חלק מהאירועים צריכים את תשומת הלב של התקשורת המקומית.

את תרגום ההודעה לעיתונות ואת הזמנת העיתונאים אנחנו מארגנים עם משרד יחסי ציבור שותף.

לראיונות אנחנו מכינים מראש מתורגמן וחדר שקט.

צילום ווידאו

תמונות ווידאו מהאירוע נחוצים לתקשורת הפנימית ולשיווק של החברה.

את תוכנית הצילום אנחנו בונים עם רשימה של הרגעים החשובים.

את כללי הצילום של המשתתפים אנחנו מסכמים לפי מדיניות החברה.

נגיעות גאורגיות

קטע פולקלור קצר בפתיחה או יין בערב נטוורקינג נותנים לאירוע את רוח המקום.

נגיעות כאלה צריכות להיות קצרות ומדודות, כדי שלא יפריעו לתוכנית העסקית.

על פולקלור ועל הסופרה אנחנו כותבים בעמודים נפרדים.

עדכון המשתתפים

לפני ההגעה אנחנו שולחים למשתתפים חבילת מידע: תוכנית, הסעות, מזג אוויר וקוד לבוש.

באירוע גדול אפליקציה או קבוצת מסרים עוזרות להפיץ שינויים מהר.

במקום פועל כל היום דלפק מידע, ושם מקבלים תשובה לכל שאלה - ממוניות ובתי מרקחת ועד המלצות על העיר.

עונה ומזג אוויר

אביב וסתיו הם זמנים פופולריים לאירועים עסקיים, ואולמות מתמלאים מוקדם.

בחום הקיץ אנחנו ממקמים פעילויות חוץ בבוקר או בערב.

בחורף הדרכים בהרים קשות לפעמים, ולכן אנחנו מתכננים את זמני ההסעה עם מרווח.

הרשמה

הרשמה מקוונת מראש מראה לנו מוקדם את המספרים, השפות וצורכי התזונה.

דלפק הרשמה במקום, תגי שם וחבילת קבלת פנים מקצרים את התורים.

בנתונים האישיים של המשתתפים אנחנו משתמשים רק לצורכי האירוע.

תרגום סימולטני

בכנס רב לשוני תרגום סימולטני מתארגן עם תאים ואוזניות.

המתורגמנים צריכים את השקפים ואת ההרצאות מראש, כדי להתכונן למינוח.

בפגישה קטנה תרגום עוקב מספיק לרוב.

ציוד אורקולי

מסכים, מקרנים, מיקרופונים ותאורה צריך לבדוק אחרי חזרה טכנית.

את המצגות של הדוברים אנחנו מרכזים מראש במחשב אחד.

טכנאי נמצא באולם לאורך כל האירוע, מהדקה הראשונה ועד האחרונה.

אינטרנט ושידור

מאות משתתפים מחוברים בו זמנית יכולים להעמיס על הרשת של המלון.

לבמה ולשידור אנחנו מבקשים קו נפרד וייעודי.

למשתתפים מקוונים אנחנו מארגנים פורמט היברידי והקלטה.

דוברים

דובר בינלאומי צריך טיסה, הסעה, לינה ותדריך במה.

מומחים מקומיים ונציגי עסקים נותנים לתוכנית הקשר גאורגי.

את לוחות הזמנים ואת הדרישות הטכניות של הדוברים אנחנו מרכזים במסמך אחד.

קצב התוכנית

מושבים ארוכים בלי הפסקות מפזרים את הקשב של הקהל.

מקטעים אינטראקטיביים קצרים, הפסקות ותנועה שומרים על האנרגיה.

אנחנו שומרים בקפדנות על הזמנים על הבמה, כדי שתוכנית הערב לא תתעכב.

הפסקת קפה וארוחת צהריים

הפסקת הקפה היא הזמן העיקרי לנטוורקינג, והיא צריכה מקום וזמן.

מאפים גאורגיים, צ'ורצ'חלה ופירות מקומיים הופכים הפסקה רגילה לבלתי נשכחת.

את ארוחת הצהריים אנחנו מתכננים כך שלא תהיה כבדה ואף אחד לא יירדם במושבי אחר הצהריים.

תוכנית הערב

אחרי יום העבודה ארוחת ערב, פולקלור או טעימת יין מקרבים את הצוות.

את מקום הערב אנחנו בוחרים כך שהדרך מהאולם לא תהיה ארוכה.

את ארוחת הגאלה אנחנו משאירים לרוב לערב האחרון.

מסלול טיול התמריץ

מרתפי קאחתי, הרי קזבגי, טביליסי העתיקה וחוף בטומי הם היעדים הנפוצים ביותר לתמריץ.

את המסלול אנחנו מתאימים לגיל, לכושר של הקבוצה ולתרבות החברה.

איזון בין ימים פעילים לרגועים בטיול אחד עובד הכי טוב.

חוויות בלעדיות

המשמעות של תמריץ היא משהו שהעובד לא היה מצליח לארגן בעצמו.

ארוחה פרטית בארמון היסטורי, טעימה פרטית אצל יינן או טיסה במסוק - אלה רגעים כאלה.

פעילויות כאלה אנחנו מתכננים אחרי בדיקת בטיחות והיתרים.

טיסות קבוצתיות

לקבוצה גדולה הזמנת טיסה קבוצתית או שכר נוחה לרוב יותר.

פיזור בשעות ההגעה מגדיל את מספר ההסעות ואת העלות.

אנחנו בונים טבלת טיסות של המשתתפים ומקבצים את ההסעות לפיה.

תחבורה לקבוצה

אוטובוסים, מיניבוסים ורכבי יוקרה נבחרים לפי גודל הקבוצה והתוכנית.

בכל אוטובוס יש מלווה ולוח מסלול.

את שעות העבודה והמנוחה של הנהגים אנחנו מכבדים לפי החוק.

בלוק חדרים במלון

בלוק חדרים לקבוצה מוזמן מראש, עם תאריך מוגדר שבו חדרים שלא נוצלו מוחזרים.

התאריך הזה חשוב בחוזה, כדי שלא תשלמו על חדרים ריקים.

את שמות האורחים ואת סוגי החדרים אנחנו מוסרים למלון מראש.

ויזה והזמנה

חלק מהמשתתפים צריכים ויזה והזמנה מהגורם המארח כדי להיכנס לגאורגיה.

את לוחות הזמנים של הוויזות אנחנו בודקים מראש, כדי שאף אחד לא יישאר מאחור ברגע האחרון.

את כללי הוויזה אנחנו מסבירים במדור ההגירה.

אורחים חשובים

מנכ"ל או דובר מרכזי צריכים לרוב מעבר מהיר בשדה התעופה ורכב נפרד.

את זה אנחנו מארגנים דרך שירות האח"מ בשדה התעופה.

את לוח הזמנים של האורח החשוב אנחנו מנהלים בנפרד משאר הקבוצה.

עסקים מקומיים

חלק מהחברות משלבות כנס עם פגישות עם שותפים מקומיים.

אנחנו עוזרים לארגן פגישות, מתרגמים ומסבירים את ההקשר העסקי.

על רישום חברה ועל השקעות אנחנו כותבים במדור העסקים.

מיתוג וחומרים

שלטים, רקע במה, תגי שם ומחברות יוצרים את מראה האירוע.

את ההדפסה ואת המשלוח אנחנו מתכננים עם מספיק זמן לפני האירוע.

כשזה הגיוני, אנחנו מעדיפים חומרים דיגיטליים על נייר.

מתנות ארגוניות

המתנה יכולה להיות מקומית: יין, דבש, פריט בעבודת יד או אמייל.

חלק מהמדינות ומהחברות מגבילות מתנות עם אלכוהול, ואנחנו בודקים זאת מראש.

את המתנות אנחנו מניחים בחדרי המלון או מחלקים בערב האחרון.

אבטחה

באירוע גדול אבטחה, בקרת כניסה ותוכנית פינוי הם חובה.

לאורחים בכירים אפשר לארגן גם אבטחה אישית.

את תוכנית האבטחה אנחנו מכינים יחד עם המקום והשותפים.

תמיכה רפואית

באירוע של כמה ימים חשובה גישה לרופא או לעזרה ראשונה.

את הכתובת ואת פרטי הקשר של המרפאה הקרובה אנחנו יודעים מראש.

במקרה חירום - 112, והרכז שלנו נמצא במקום.

ביטוח לקבוצה

חלק מהחברות מסדרות ביטוח נסיעות לעובדים באופן מרוכז.

אנחנו בודקים אם הפוליסה מכסה כל פעילות מתוכננת, למשל רפטינג.

את אפשרויות הביטוח אנחנו מסבירים במדור הביטוח.

אוכל ומדיניות החברה

בקבוצה בינלאומית צורכי התזונה מגוונים, ואנחנו אוספים אותם בהרשמה.

לחלק מהחברות יש מדיניות פנימית לגבי אלכוהול, ואנחנו בונים את התוכנית לפיה.

חלופות ללא אלכוהול זמינות בכל אירוע.

קיימות

חברות רבות חושבות על טביעת הרגל הסביבתית של אירוע.

חומרים דיגיטליים, ספקים מקומיים ופחות פלסטיק חד פעמי מקטינים את הטביעה הזאת.

את הדרישות שלכם אנחנו כותבים בתדריך ומתחשבים בהן בבחירת השותפים.

נגישות

האולם, הבמה, השירותים וההסעות צריכים להיות נגישים למשתתפים עם מוגבלות בתנועה.

בהרשמה אנחנו שואלים למי יש אילו צרכים.

את מסלול הסיור אנחנו מתאימים ליכולות של כל משתתף.

סודיות

פגישות אסטרטגיות דורשות לרוב מרחב סגור והסכם סודיות.

מתורגמנים וטכנאים חותמים על הסכם כזה כשצריך.

אנחנו אף פעם לא חושפים שמות של לקוחות או פרטים של אירועים.

בקרת תקציב

את התקציב אנחנו מנהלים בטבלה, עם ההצעה של כל ספק והיסטוריית שינויים.

כל שינוי שמשפיע על העלות אנחנו מסכמים איתכם.

אחרי האירוע אנחנו משווים את ההוצאה בפועל לתוכנית.

חשבוניות ומיסים

הספקים מוציאים חשבונית ישירות לחברה שלכם, לפי החוזה.

שאלות של מע"מ ומיסים אחרים מבררים רואה החשבון שלכם ורואה חשבון מקומי.

על הנהלת חשבונות אנחנו כותבים במדור העסקים.

חוזים

בחוזה עם כל ספק נכתבים השירות, לוחות הזמנים, לוח התשלומים ותנאי הביטול.

באירוע גדול הסעיף על צמצום מספר המשתתפים חשוב במיוחד.

את החוזים אנחנו עוברים יחד לפני החתימה.

ביטול וכוח עליון

בנסיבות בלתי צפויות החוזה קובע את התנאים.

דחיית מועד זולה לרוב מביטול, ואת האפשרות הזאת אנחנו בודקים תמיד.

מקום חלופי ופורמט מקוון אנחנו מתכננים מראש.

לוחות זמנים לתכנון

תכנון כנס גדול מתחיל לרוב חודשים מראש, במיוחד בעונה הפופולרית.

פגישה קטנה אפשר לפעמים לארגן תוך כמה שבועות.

את לוח הזמנים אנחנו בונים לאחור מתאריך האירוע.

הצוות שלנו במקום

באירוע הרכזים שלנו נמצאים בהרשמה, באולם ובהסעות.

לכל ספק יש איש קשר אחד, ואתם לא צריכים לרדוף אחריהם בנפרד.

בסוף כל יום אנחנו מקיימים פגישה קצרה ומבררים את הפרטים של היום הבא.

הערכה

אחרי האירוע אנחנו שולחים למשתתפים שאלון קצר.

את התוצאות, התמונות וסיכום העלויות אנחנו מאחדים בדוח אחד.

הדוח הזה מקל על תכנון האירוע הבא ונותן לצוות תמונה ברורה.

חברות שפועלות בגאורגיה

חברות זרות שפועלות בגאורגיה מקיימות כאן לרוב פגישות שנתיות והדרכות.

לאירועים קבועים אנחנו מציעים רשת של ספקים אמינים.

כל אירוע נוסף אנחנו מתכננים עם הניסיון של הקודם.

טעויות נפוצות

לבחור אולם לפי תמונות בלי לבדוק ציוד ואינטרנט.

להזמין תרגום סימולטני מאוחר מדי.

היעדר לוח אחד לטיסות ולהסעות של הקבוצה.

מה אנחנו צריכים מכם

המטרה, הפורמט והתאריכים של האירוע ומספר המשתתפים המשוער.

הארצות, השפות וצורכי הוויזה של המשתתפים.

מסגרת התקציב, מדיניות החברה ופרטים חשובים.

מחיר

את מחיר האולם, הציוד, האוכל, ההסעות והלינה קובעים הספקים.

למחירים שלהם איננו מוסיפים דבר, והחשבוניות מגיעות ישירות לחברה שלכם.

על דמי הניהול שלנו מסכמים מראש, לפי היקף האירוע.