MICE

Для кого эта страница

Для HR- и маркетинговых команд, ассистентов и менеджеров, которым поручили организовать встречу или поездку компании в Грузию.

И для ассоциаций и организаций, которые планируют здесь региональную конференцию или форум.

Что мы делаем для вас

Принимаем бриф, подбираем пространство и партнёров, составляем график и в день мероприятия управляем всем на месте.

Цену зала, техники, питания и транспорта устанавливают поставщики и выставляют счёт напрямую вашей компании. Стоимость нашего менеджмента указывается отдельно и заранее.

Что означает MICE

MICE объединяет четыре направления: встречи, инсентив-поездки, конференции и выставки.

Часто одно мероприятие сочетает несколько из них, например конференцию и затем двухдневный тур.

Поэтому план составляем как единый проект, а не как набор отдельных броней.

Тбилиси и Батуми

Тбилиси - деловой центр: международные отели, конференц-залы и атмосфера старого города.

Батуми - приморская альтернатива, особенно когда во встрече есть и доля отдыха.

Город выбираем с учётом аэропорта, рейсов и интересов группы.

За городом

Некоторые компании проводят встречу в отеле винного региона или на горном курорте.

Вдали от городского шума команда сосредоточеннее.

Проверяем, хватает ли в таком месте зала, интернета и номеров на всю группу.

Выбор зала

Размер зала определяют число участников, рассадка и объём техники.

Естественный свет, кондиционер и хорошая акустика заметно облегчают многочасовые сессии.

Зал осматриваем на месте до мероприятия или показываем вам на видео.

Рассадка

Театральная рассадка - для докладов, классная - для работы, круглые столы - для групповых дискуссий.

Рассадка заметно меняет вместимость зала.

Смена рассадки в течение дня требует времени и персонала, и мы вписываем это в график.

Дополнительные комнаты

Для параллельных сессий, интервью или штаба организаторов нужны отдельные комнаты.

Комната подготовки для спикеров придаёт мероприятию профессиональный вид.

Такие комнаты бронируем вместе с основным залом.

Предварительный осмотр

Перед крупным мероприятием представитель компании часто прилетает на день-два посмотреть площадки.

Такой визит организуем по плотному графику: залы, отели, вечерние площадки и маршруты.

Если приехать не получается, готовим видеообзор и подробный фотоотчёт.

Участие в выставке

Стенд на выставке требует перевозки груза, монтажа и иногда таможенной процедуры временного ввоза.

Таможенные правила проверяет лицензированный таможенный брокер.

Монтаж и демонтаж планируем по графику организатора выставки.

Презентация продукта

Презентации продукта нужны особенная площадка, хорошая сцена и точная режиссура.

Список гостей, приглашения и подтверждения участия ведём заранее.

Для прессы готовим отдельное пространство и материалы.

СМИ и пресса

Некоторым мероприятиям нужно внимание местных СМИ.

Перевод пресс-релиза и приглашение журналистов организуем вместе с партнёрским PR-агентством.

Для интервью заранее готовим переводчика и тихую комнату.

Фото и видео

Фото и видео мероприятия нужны для внутренних коммуникаций и маркетинга компании.

План съёмки составляем со списком ключевых моментов.

Правила съёмки участников согласуем с политикой компании.

Грузинские акценты

Короткий фольклорный номер на открытии или вино на нетворкинг-вечере придают мероприятию дух места.

Такие элементы должны быть короткими и уместными, чтобы не мешать деловой программе.

О фольклоре и супре рассказываем на отдельных страницах.

Информирование участников

До приезда отправляем участникам информационный пакет: программа, трансфер, погода и дресс-код.

На крупном мероприятии мобильное приложение или группа в мессенджере помогают быстро сообщать об изменениях.

На месте весь день работает информационная стойка, где отвечают на любой вопрос - от такси и аптек до советов по городу.

Сезон и погода

Весна и осень - популярное время для корпоративных мероприятий, и залы разбирают рано.

В летнюю жару активности на открытом воздухе ставим на утро или вечер.

Зимой горные дороги иногда сложны, поэтому время трансфера планируем с запасом.

Регистрация

Предварительная онлайн-регистрация заранее показывает число гостей, языки и требования к питанию.

Стойка регистрации на месте, бейджи и приветственный пакет сокращают очереди.

Персональные данные участников используем только в целях мероприятия.

Синхронный перевод

На многоязычной конференции синхронный перевод организуют с кабинами и наушниками.

Переводчикам заранее нужны слайды и доклады, чтобы подготовить терминологию.

На небольшой встрече часто достаточно последовательного перевода.

Аудиовизуальная техника

Экраны, проекторы, микрофоны и свет нужно проверить после технической репетиции.

Презентации спикеров заранее собираем на одном компьютере.

Техник находится в зале всё мероприятие, с первой до последней минуты.

Интернет и трансляция

Сотни участников в сети одновременно иногда не выдерживает гостиничная сеть.

Для сцены и трансляции просим отдельную выделенную линию.

Для онлайн-участников организуем гибридный формат и запись.

Спикеры

Международному спикеру нужны перелёт, трансфер, размещение и бриф по сцене.

Местные эксперты и представители бизнеса дают программе грузинский контекст.

График и технические требования спикеров собираем в одном документе.

Ритм программы

Долгие сессии без перерывов рассеивают внимание аудитории.

Короткие интерактивные блоки, перерывы и движение поддерживают энергию.

Время на сцене строго контролируем, чтобы вечерняя программа не задержалась.

Кофе-брейк и обед

Кофе-брейк - главное время для нетворкинга, и ему нужны пространство и время.

Грузинская выпечка, чурчхела и местные фрукты делают обычный перерыв запоминающимся.

Обед планируем так, чтобы он не был тяжёлым и никого не клонило в сон на дневных сессиях.

Вечерняя программа

После рабочего дня ужин, фольклор или винная дегустация сближают команду.

Вечернюю площадку выбираем так, чтобы дорога от зала была недолгой.

Гала-ужин часто оставляем на последний вечер.

Маршрут инсентив-тура

Винные погреба Кахетии, горы Казбеги, старый Тбилиси и побережье Батуми - самые частые направления инсентива.

Маршрут подстраиваем под возраст, физическую форму группы и культуру компании.

Лучше всего работает баланс активных и спокойных дней в одной поездке.

Эксклюзивные впечатления

Смысл инсентива - то, что сотрудник не смог бы организовать сам.

Закрытый ужин в историческом дворце, частная дегустация у винодела или полёт на вертолёте - такие моменты.

Такие активности планируем после проверки безопасности и разрешений.

Групповые перелёты

Для большой группы групповое бронирование рейса или чартер часто удобнее.

Разброс во времени прилёта увеличивает число трансферов и расходы.

Составляем таблицу рейсов участников и группируем трансферы по ней.

Транспорт для группы

Автобусы, микроавтобусы и VIP-машины подбираем по размеру группы и программе.

В каждом автобусе - сопровождающий и расписание маршрута.

Рабочее время и отдых водителей учитываем по закону.

Блок номеров в отеле

Блок номеров для группы бронируется заранее, с определённой датой, когда неиспользованные номера возвращаются.

Эта дата важна в договоре, чтобы не платить за пустые номера.

Имена гостей и типы номеров передаём отелю заранее.

Визы и приглашения

Некоторым участникам для въезда в Грузию нужны виза и приглашение принимающей стороны.

Визовые сроки проверяем заранее, чтобы никто не остался за бортом в последний момент.

Визовые правила объясняем в разделе иммиграции.

VIP-гости

Генеральному директору или главному спикеру часто нужны быстрый проход в аэропорту и отдельная машина.

Это организуем через VIP-сервис в аэропорту.

График VIP-гостя ведём отдельно от остальной группы.

Местный бизнес

Некоторые компании совмещают конференцию со встречами с местными партнёрами.

Помогаем организовать встречи, переводим и объясняем деловой контекст.

О регистрации компании и инвестициях рассказываем в разделе бизнеса.

Брендинг и материалы

Баннеры, задник сцены, бейджи и блокноты создают облик мероприятия.

Печать и доставку планируем с достаточным запасом времени до мероприятия.

Там, где это уместно, предпочитаем цифровые материалы бумажным.

Корпоративные подарки

Подарок может быть местным: вино, мёд, изделие ручной работы или перегородчатая эмаль.

Некоторые страны и компании ограничивают подарки с алкоголем, и мы проверяем это заранее.

Подарки раскладываем в номерах отеля или вручаем в последний вечер.

Безопасность

На крупном мероприятии обязательны охрана, контроль входа и план эвакуации.

Для гостей высокого уровня можно организовать личную охрану.

План безопасности готовим вместе с площадкой и партнёрами.

Медицинская поддержка

На многодневном мероприятии важен доступ к врачу или первой помощи.

Адрес и контакт ближайшей клиники знаем заранее.

В экстренной ситуации - 112, а наш координатор на месте.

Страховка группы

Некоторые компании оформляют туристическую страховку сотрудникам централизованно.

Проверяем, покрывает ли полис все запланированные активности, например рафтинг.

Варианты страхования описываем в разделе страхования.

Питание и политика компании

В международной группе требования к питанию разнообразны, и мы собираем их при регистрации.

У некоторых компаний есть внутренняя политика по алкоголю, и программу строим с её учётом.

Безалкогольные альтернативы есть на каждом мероприятии.

Устойчивость

Многие компании думают об экологическом следе мероприятия.

Цифровые материалы, местные поставщики и меньше одноразового пластика уменьшают этот след.

Ваши требования вписываем в бриф и учитываем при выборе партнёров.

Доступность

Зал, сцена, туалеты и транспорт должны быть доступны участникам с ограниченной подвижностью.

При регистрации спрашиваем, у кого какие потребности.

Маршрут тура подстраиваем под возможности каждого участника.

Конфиденциальность

Для стратегических встреч часто нужны закрытое пространство и соглашение о конфиденциальности.

Переводчики и техники при необходимости подписывают такое соглашение.

Имён клиентов и деталей мероприятий мы никогда не разглашаем.

Контроль бюджета

Бюджет ведём в таблице, с предложением каждого поставщика и историей изменений.

Каждое изменение, влияющее на расходы, согласуем с вами.

После мероприятия сравниваем фактические расходы с планом.

Счета и налоги

Поставщики выставляют счёт напрямую вашей компании, по договору.

Вопросы НДС и других налогов уточняют ваш и местный бухгалтер.

О бухгалтерии рассказываем в разделе бизнеса.

Договоры

В договоре с каждым поставщиком прописываются услуга, сроки, график оплаты и условия отмены.

На крупном мероприятии особенно важно условие о сокращении числа участников.

Договоры разбираем вместе до подписания.

Отмена и форс-мажор

При непредвиденных обстоятельствах условия определяет договор.

Перенос даты часто обходится дешевле отмены, и этот вариант мы всегда пробуем.

Альтернативную площадку и онлайн-формат предусматриваем заранее.

Сроки планирования

Планирование крупной конференции часто начинается за месяцы, особенно в популярный сезон.

Небольшую встречу иногда можно организовать и за несколько недель.

График сроков строим в обратном порядке от даты мероприятия.

Наша команда на месте

На мероприятии наши координаторы - на регистрации, в зале и на транспорте.

У каждого поставщика одно контактное лицо, и вам не нужно искать их по отдельности.

В конце дня проводим короткую встречу и уточняем детали следующего дня.

Оценка

После мероприятия отправляем участникам короткую анкету.

Результаты, фото и сводку расходов объединяем в одном отчёте.

Этот отчёт облегчает планирование следующего мероприятия и даёт команде ясную картину.

Компании, работающие в Грузии

Иностранные компании, работающие в Грузии, часто проводят здесь ежегодные встречи и тренинги.

Для регулярных мероприятий предлагаем сеть надёжных поставщиков.

Каждое следующее мероприятие планируем с опытом предыдущего.

Типичные ошибки

Выбор зала по фото без проверки техники и интернета.

Слишком позднее бронирование синхронного перевода.

Отсутствие единого графика рейсов и трансферов группы.

Что нам нужно от вас

Цель, формат и даты мероприятия и примерное число участников.

Страны участников, языки и потребность в визах.

Рамки бюджета, политика компании и важные детали.

Стоимость

Цену зала, техники, питания, транспорта и размещения устанавливают поставщики.

К их ценам мы ничего не добавляем, а счета ваша компания получает напрямую.

Стоимость нашего менеджмента согласуется заранее, в зависимости от масштаба мероприятия.