Площадки

Площадка и цель

Поиск площадки начинаем с цели мероприятия: передать информацию, познакомиться, отпраздновать или показать продукт.

Конференц-дню нужны тишина и техника, а вечеринке по случаю запуска - эффект и свободное пространство.

Наша функция

Отбираем подходящие площадки, сравниваем условия, организуем осмотр и проверяем пункты договора.

Стоимость аренды устанавливает владелец площадки и выставляет счёт вам или вашей компании напрямую. Оплата нашей организации определяется отдельным соглашением.

С чего начинаем

Сначала уточняем три вещи: дату, число гостей и формат мероприятия.

Затем учитываем, где живут гости и сколько времени они готовы провести в дороге.

После этого составляем три-четыре варианта с фото, планом и заметками.

Конференц-залы отелей

У крупных отелей Тбилиси и Батуми есть залы разного размера, часто с раздвижными стенами.

Плюс в том, что гости живут на месте, а техника, питание и персонал в одних руках.

Минус - интерьер часто нейтральный, и ощущение места должны создавать декор и программа.

Бальный зал

Для гала-ужина или церемонии награждения большой бальный зал отеля часто лучший выбор.

Высокий потолок оставляет место для сцены, света и экрана.

Бронируя такой зал, проверяем, не идёт ли по соседству другое мероприятие в тот же вечер.

Выставочный центр

Для крупной выставки или форума в Тбилиси есть выставочный центр с павильонами.

Такая площадка даёт пустую площадь, а стенды, покрытие и техника завозятся отдельно.

Монтаж занимает несколько дней, и это закладываем в срок аренды.

Музей и галерея

Некоторые музеи и галереи принимают мероприятия после закрытия для посетителей.

Приём или презентация на фоне искусства надолго запоминаются гостям.

Зато правила строгие: еда и напитки только в разрешённых зонах, а от экспонатов - дистанция.

Историческая усадьба

Некоторые исторические усадьбы и дворцы, например в Кахетии, сдаются и под мероприятия.

Сад, старое здание и музей в одном месте подходят для гала-ужина или инсентив-программы.

Из-за расстояния от города транспорт и часто ночлег планируем вместе.

Лофт и индустриальное пространство

Пространства бывших заводов и складов в Тбилиси привлекают креативные мероприятия.

Высокие потолки, кирпич и пустой пол вмещают любой дизайн.

Зато почти всё нужно завозить: мебель, технику, свет, а иногда и отопление.

Терраса на крыше

Вид на город на закате создаёт коктейльному вечеру особый фон.

У крыши строгие лимиты по вместимости и звуку, а ветер часто непредсказуем.

Крытую альтернативу в том же здании ищем всегда.

Отдельный зал ресторана

Для ужина на десять-пятьдесят гостей отдельный зал ресторана - самое простое решение.

Кухня, обслуживание и посуда на месте, и дополнительно нужно немногое.

Часто вместо аренды действует минимальный депозит, это уточняем заранее.

Винный погреб и винное поместье

Мероприятие в погребе или винном поместье объединяет дегустацию, ужин и местную историю.

У многих поместий есть свой зал и двор, а у некоторых и отель.

Выбирая винное поместье, транспорт планируем до конца вечера.

Театр и концертный зал

Для большой презентации или награждения театральный зал даёт готовую сцену и кресла.

Театры часто принимают мероприятия лишь в свободные от репертуара дни.

Технический персонал часто театральный, и работаем мы вместе с ним.

Кинозал

Для показа фильма или видеопрезентации кинозал даёт лучший экран и звук.

Некоторые кинотеатры отдают утренние часы под корпоративные мероприятия.

Для приёма после показа нужно фойе или ресторан поблизости.

Клуб и бар

Для вечеринки эксклюзивная аренда бара или клуба даёт готовый звук, свет и бар.

Такие места часто сдают только в определённые часы или в будни.

Правила о шуме и времени окончания здесь особенно важны.

Парк и общественное пространство

Мероприятию в парке или на площади нужно разрешение города.

Оформление разрешения занимает время, поэтому начинаем его рано.

В общественном пространстве безопасность, мусор и шум требуют особого планирования.

Река и лодка

В Тбилиси иногда устраивают прогулки на лодке по Мтквари, что весело для небольшой группы.

Вместимость лодки невелика и сильно зависит от погоды.

Такой формат планируем как короткую часть мероприятия, а не как главную площадку.

Яхта в Батуми

В Батуми коктейль или ужин на яхте - эффектный финал летнего мероприятия.

На яхте лимит гостей строгий, и правила безопасности действуют всегда.

При ветре или волнах переносим мероприятие на берег.

Горный курорт

Для инсентив-поездок часто выбирают отели Гудаури, Бакуриани или Казбеги.

Там вместе зал, спа и природа, и гости несколько дней живут вместе.

Зимой горную дорогу и загруженность сезона учитываем заранее.

Природа и шатёр

Большой шатёр на опушке леса или на лугу создаёт площадку почти где угодно.

Шатру нужны пол, освещение, отопление или охлаждение и туалеты.

Согласие владельца земли и подъездную дорогу проверяем в первую очередь.

Коворкинг и семинарская комната

Для небольшого семинара или рабочей встречи комната в коворкинге гибка и практична.

Быстрый интернет и кофейный уголок там обычно уже есть.

Для группы больше двадцати человек комната часто тесна, и это проверяем заранее.

Спортивный объект

Для дня команды спортзал, площадка или конный клуб дают активную программу.

На некоторых стадионах есть ложи, откуда гости смотрят матч с гостеприимством.

Для спортивной программы инструктора и правила безопасности планируем отдельно.

Схемы рассадки

Театральная рассадка рядами вмещает больше всего гостей, но стола для записей нет.

Классная рассадка со столами - для рабочего дня, а круглые столы - для ужина и групповой работы.

Кабаре и коктейльная рассадка лучше для знакомства и развлечения.

Реальная вместимость

Заявленный площадкой максимум часто относится к пустому пространству, без сцены и буфета.

Сцена, экран, пульт техники и кейтеринг занимают часть площади.

Поэтому вместимость всегда считаем по конкретной схеме рассадки.

Дополнительные комнаты

На конференции часто нужны комнаты для параллельных сессий, интервью или VIP-гостей.

Спикерам нужна комната подготовки, где они проверяют презентацию.

Небольшая комната под офис организаторов тоже очень пригодится.

Экран и звук

Размер проектора или LED-экрана подбираем по глубине зала.

Микрофоны, колонки и звуковой пульт либо есть на месте, либо арендуются отдельно.

Технический тест планируем накануне мероприятия или утром.

Интернет и трансляция

Wi-Fi для гостей и проводной интернет для трансляции - разные требования.

Для онлайн-трансляции скорость интернета проверяем на месте, а не на слово площадки.

Резервное подключение для важного мероприятия не помешает.

Синхронный перевод

Многоязычной конференции нужны кабины переводчиков и приёмники.

Кабины ставим в конце зала, с видом на сцену.

Не в каждом зале для этого есть место, и это проверяем до выбора площадки.

Освещение

Дневной свет бодрит рабочий день, но экрану нужны шторы.

На вечернем мероприятии сценический и атмосферный свет создаёт настроение.

В исторических зданиях правила крепления света ограничены.

Акустика

В каменном зале с высоким потолком звук даёт эхо, и речь трудно разобрать.

Правильные колонки и ткани уменьшают проблему.

Акустику проверяем при осмотре, говоря вслух.

Завоз и монтаж

На крупное мероприятие сцена, техника и декор приезжают на грузовиках.

Проверяем грузовой вход, размер лифта и ширину дверей.

В некоторых зданиях завоз разрешён только ночью или рано утром.

Время монтажа и демонтажа

Аренда часто покрывает часы мероприятия, а монтаж и демонтаж считаются отдельно.

Крупному мероприятию нужен целый день монтажа.

Эти часы точно прописываем в договоре.

Сцена

Высота и размер сцены должны позволять видеть спикера с последнего ряда.

Ступени на сцену и, при необходимости, пандус должны быть безопасными.

В одних залах сцена стационарная, в другие завозят модульную.

Зона встречи и гардероб

Стойка регистрации, бейджи и гардероб не должны создавать очередь у входа.

Зимой гардероб должен соответствовать числу гостей.

Зона встречи - первое впечатление, и её планируем отдельно.

Туалеты

Число туалетов должно быть рассчитано на гостей, особенно в перерывах.

На природе и в лофте часто добавляем мобильные туалеты.

За чистотой во время мероприятия следит уборщик.

Отопление и охлаждение

В летнюю жару слабый кондиционер не охладит зал, полный гостей.

Зимой большой лофт или каменное здание холодные, и отопление - отдельный вопрос.

О климат-контроле спрашиваем при осмотре, с учётом сезона.

Ограничения по времени

В жилом районе или историческом центре у мероприятия часто точное время окончания.

В некоторых местах музыку после определённого часа нужно убавить.

Сценарий мероприятия пишем с учётом этого лимита.

Соседи

Мероприятие на открытой террасе или во дворе касается соседей.

Некоторые площадки заранее предупреждают соседей, что снижает конфликты.

Разъезд гостей и подачу транспорта планируем так, чтобы не перекрыть улицу.

Курение

В Грузии курение в закрытых общественных помещениях ограничено законом.

Для курящих гостей выбираем отдельную зону на улице, подальше от входа.

Об этом правиле заранее сообщаем гостям, особенно иностранным.

Пожарная безопасность

У каждого зала есть эвакуационные выходы и допустимое максимальное число людей.

Декор и шатры не должны закрывать выходы.

Свечи и пиротехнику правила площадки часто ограничивают.

Охрана

При важных гостях или дорогой технике нужна служба охраны.

У некоторых площадок своя охрана, в других приглашаем стороннюю компанию.

Список гостей на входе проверяем по бейджам или QR-коду.

Парковка и транспорт

В центре Тбилиси парковка ограничена, поэтому гостей часто возим автобусом.

Для загородной площадки график трансфера рассылаем заранее.

Место остановки автобуса согласуем с владельцем площадки.

Доступность

Для гостя на коляске проверяем вход, лифт, туалет и подъём на сцену.

В исторических зданиях доступность часто ограничена, и говорим об этом заранее.

При необходимости устанавливаем временный пандус.

Брендинг и декор

Некоторые площадки запрещают крепить что-либо к стенам скотчем или гвоздями.

Брендированные баннеры ставим на отдельно стоящие конструкции.

Время и правила завоза декора заранее согласуем с менеджером площадки.

Эксклюзивность и минимальный депозит

Одни площадки просят фиксированную аренду, другие - минимальный депозит на еду и напитки.

Эксклюзивная аренда означает, что в этот день других гостей на площадке не будет.

Обе модели сравниваем, чтобы стала видна реальная стоимость.

Осмотр

Фото площадки никогда не заменят живой осмотр.

Если вы ещё не в Грузии, проводим осмотр по видеосвязи и показываем каждый угол.

На осмотре измеряем, фотографируем и задаём все вопросы менеджеру площадки.

Удержание даты

Популярная площадка может придержать для вас дату по опции, на несколько дней.

Решение нужно принять в срок опции, иначе дата уйдёт другому.

Сроки опций отслеживаем, чтобы шанс не был упущен.

Договор и оплата

В договоре указываются часы, помещения, техника, вместимость и все дополнительные сборы.

Предоплату и остаток вы платите площадке напрямую, от своего имени или от имени компании.

Ваших денег мы не держим и к цене площадки ничего не добавляем.

Отмена

Условия отмены часто зависят от срока: чем ближе дата, тем больше теряется.

Некоторые площадки могут перенести дату с сохранением предоплаты.

Эти условия отдельно объясняем до подписания.

Сезонность

Весна и осень - пик конференций и мероприятий.

В декабре корпоративы быстро заполняют большие залы.

Летом городские залы свободнее, а открытые пространства пользуются наибольшим спросом.

Для тех, кто живёт здесь

Работающие здесь компании часто ищут новую площадку для годового собрания, тренинга или вечеринки.

Список надёжных площадок мы храним, чтобы не начинать каждый раз с нуля.

Для небольших встреч советуем площадки с долгосрочными условиями.

Типичные ошибки

Расчёт вместимости по пустому пространству, без сцены и буфета.

Проверка техники и интернета только в день мероприятия.

Загородная площадка без плана транспорта для гостей.

Что нам нужно от вас

Цель мероприятия, дата, длительность и число гостей.

Желаемый город и где живут гости.

Технические требования: экран, перевод, трансляция, сцена.

Стоимость

Цена аренды зависит от типа площадки, даты, часов и эксклюзивности.

Эту цену устанавливает владелец площадки и выставляет счёт напрямую вам.

Оплата нашей организации отдельная и согласуется заранее.