Мероприятия и развлечения

Для кого этот раздел

Для компаний, которые планируют в Грузии конференцию, встречу или мотивационную поездку для сотрудников.

И для семей, друзей и путешественников, которые хотят устроить день рождения, годовщину или просто хороший вечер.

Наша роль

Мы планируем и организуем, а площадку, еду, музыку, технику и транспорт обеспечивают наши партнёры.

К ценам партнёров мы ничего не добавляем, а стоимость нашей координации согласуется заранее. Деньги клиентов мы не держим - оплата идёт напрямую партнёрам по договору.

Почему Грузия

В Грузии вино, кухня и гостеприимство становятся частью мероприятия сами собой.

Горы, виноградники или озеро - в часе-двух от города.

Для многих гостей это первый визит, и каждая деталь кажется новой и запоминающейся.

Конференции и встречи

В Тбилиси и Батуми у отелей и конференц-залов есть пространство для мероприятий разного размера.

Проверяем зал, технику, интернет, питание и размещение гостей вместе.

Подробности - на странице MICE.

Инсентив-тур

Инсентив-тур - это награда для сотрудников: тур, ужин и впечатление, которое сплачивает команду.

Винный регион, горы и море делают такую поездку особенной.

Программу строим с учётом культуры компании и интересов группы.

Тимбилдинг

Командные активности в грузинском формате: лепка хинкали, купаж вина, рафтинг или поход.

Такая активность позволяет коллегам узнать друг друга по-новому вне офиса.

Сложность подбираем под подготовку и интересы каждого участника, чтобы никто не остался в стороне.

Гала-ужин

В последний вечер конференции или инсентив-тура часто проходит гала-ужин.

Красивая площадка, живая музыка и грузинская кухня делают его особенным.

Награждения, речи и презентации заранее вписываем в программу.

Свадьба

Свадьба - отдельная большая тема, и для неё есть отдельный раздел.

Там рассказываем о регистрации, венчании, площадках и планировании.

Мероприятия для гостей до или после свадьбы организуем через этот раздел.

Новогодние и корпоративные вечеринки

В декабре компании устраивают новогодние вечеринки, и хорошие площадки разбирают рано.

В Грузии за Новым годом следует Старый Новый год, что продлевает праздничный сезон.

Новогоднее мероприятие начинаем планировать ранней осенью.

Сюрпризы

Предложение руки и сердца с видом на горы, сюрприз на день рождения или тайный ужин - такие моменты требуют точной организации.

Каждую деталь сюрприза планируем деликатно.

Запасной план на случай погоды и сбоя по времени готовим заранее.

Подарки гостям

Приветственный подарок - бутылка вина, чурчхела, изделие ручной работы - радует гостей.

Для корпоративного подарка можно персонализировать этикетку или упаковку.

Варианты подарков описываем и в разделе о покупках.

Корпоративный брендинг

Логотип компании на баннерах, бейджах и подарках придаёт мероприятию единый облик.

Сроки печати и материалы уточняем заранее.

Элементы брендинга адаптируем к правилам площадки.

Грузинский этикет

На супре пить во время тоста и слушать речь - часть традиции.

До приезда отправляем гостям короткую памятку о местных обычаях.

Уважение к традиции сближает гостей и хозяев, и часто именно это становится самым тёплым воспоминанием о мероприятии, которое гости вспоминают и после возвращения домой.

Гибридное мероприятие

Некоторые участники не могут приехать лично, и мероприятию нужна онлайн-трансляция.

Для этого нужны стабильный интернет, камеры и техник.

Трансляцию проверяем до мероприятия, чтобы в прямом эфире всё работало.

Спортивные мероприятия

Некоторые компании или группы друзей устраивают горный забег, велотур или футбольный матч.

Такому мероприятию нужны безопасность, медицинская поддержка и иногда разрешение.

Об активных турах рассказываем и в разделе туров.

Дни рождения и юбилеи

День рождения в Грузии может быть ужином в винном погребе, вечером в горах или сюрпризом в городе.

На юбилей часто съезжаются родные и друзья из разных стран.

Подробности - на странице о днях рождения.

Грузинская супра

Супра - сердце грузинской культуры: блюда, вино, тосты и песни.

Для иностранного гостя супра - самое яркое впечатление, если она правильно организована.

Подробности - на странице о супре.

Тамада

Тамада ведёт застолье, произносит тосты и задаёт ритм вечера.

Хороший тамада объясняет традицию иностранным гостям и вовлекает всех.

Выбираем тамаду, который говорит на языке ваших гостей или работает с переводчиком.

Фольклор

Грузинское многоголосое пение входит в список нематериального наследия ЮНЕСКО.

Живое пение и грузинский танец создают на мероприятии особую атмосферу.

Подробности - на странице о фольклоре.

Фотосессии

Старый Тбилиси, горные виды и осенние виноградники - прекрасный фон для фотосессии.

Фотографа подбираем под ваш стиль и повод.

Подробности - на странице о фотосессиях.

Билеты

Опера, театр, концерт или футбольный матч добавляют визиту живое культурное впечатление.

Билеты на популярные события раскупают быстро, поэтому бронируем заранее.

Подробности - на странице о билетах.

Кейтеринг

Кейтеринг нужен, когда мероприятие проходит не в ресторане: в офисе, на вилле или на природе.

Меню может быть грузинским, интернациональным или смешанным.

Подробности - на странице о кейтеринге.

Площадки

Винный погреб, старый дворец, городская крыша, сад или горный отель - площадка задаёт характер мероприятия.

Проверяем вместимость, подъезд, альтернативу на случай погоды и правила.

Подробности - на странице о площадках.

Бриф

Хорошее мероприятие начинается с точного брифа: цель, гости, дата, формат и стиль.

Чем раньше мы знаем ограничения и пожелания, тем меньше сюрпризов в конце.

Бриф заполняем вместе при первом разговоре.

Бюджет

Бюджет больше всего зависит от площадки, числа гостей и питания.

Расходы заранее сводим в таблицу, с предложением партнёра по каждой позиции.

Если бюджет ограничен, подскажем, где разумно сэкономить, а где нет.

Сроки планирования

Крупному корпоративному мероприятию нужны месяцы, небольшому ужину - иногда несколько дней.

В сезон хорошие площадки и фольклорные ансамбли всегда разбирают рано.

График строим в обратном порядке от даты мероприятия.

Сезон

Весна и осень - самые популярные сезоны для мероприятий, особенно время ртвели, сбора винограда.

Летом в городе жарко, и мероприятие часто планируем в горах или вечером.

Зимой популярны закрытые пространства, винные погреба и горные курорты.

План на случай погоды

Мероприятию под открытым небом всегда нужна крытая альтернатива или шатёр.

Решение о смене плана принимаем в заранее оговорённое время.

Об этой детали часто забывают, а именно она спасает вечер.

Число гостей

Точное число гостей определяет выбор площадки, питания и транспорта.

Окончательную цифру партнёры часто просят за несколько дней до мероприятия.

Список гостей ведём в таблице, с ограничениями в питании и временем прибытия.

Трансфер и логистика

Встреча гостей в аэропорту и транспорт до отеля и площадки должны быть в одном графике.

После винного вечера транспорт обязателен, чтобы гости не садились за руль.

Подробно о транспорте рассказываем в разделе транспорта.

Размещение гостей

Для большой группы заранее бронируем блок номеров в отеле.

Проживание рядом с площадкой упрощает логистику в день мероприятия.

Варианты размещения описываем в разделе проживания.

Пригласительные письма

Некоторым гостям для въезда в Грузию нужна виза.

Для конференции или официального мероприятия часто нужно пригласительное письмо организатора.

Визовые правила объясняем в разделе иммиграции и заранее проверяем сроки.

Язык и перевод

На международном мероприятии языки часто разные.

Организуем синхронный или последовательный перевод, ведущего и переводчиков для гостей.

Тамаду и гидов подбираем по языкам ваших гостей.

Техника

Звук, свет, проектор, микрофоны и интернет - техническая основа мероприятия.

Технику проверяем на месте до мероприятия.

Для мероприятия на природе заранее предусматриваем резервный источник питания.

Декор

Декор создаёт стиль мероприятия: цветы, свет, текстиль и детали.

Местные материалы и грузинские мотивы придают мероприятию подлинность.

Декоратора подбираем под ваш стиль и площадку.

Музыка и развлечения

Живая музыка, диджей, фольклор или джаз - музыка задаёт настроение вечера.

Некоторые площадки ограничивают шум и время, и это мы проверяем заранее.

Развлечения подбираем по возрасту и интересам гостей.

Вино на мероприятии

Грузинское вино - естественная часть мероприятия, а дегустацию вина из квеври гости часто запоминают.

Вино подбираем к меню и формату.

Безалкогольные альтернативы предусматриваем всегда.

Ограничения в питании

Вегетарианство, веганство, халяль, кошер, аллергии - у международных гостей много требований.

В грузинской кухне много вегетарианских блюд, и выполнить эти требования часто несложно.

Каждое требование вносим в список гостей и передаём шеф-повару.

Дети на мероприятии

На семейном мероприятии детям нужны своё меню, пространство и иногда аниматор.

На позднем вечернем мероприятии родителям помогает няня.

Семейные детали описываем в разделе для семей.

Доступность

Проверяем, есть ли на площадке доступный вход, туалет и места.

Некоторые старые погреба и исторические здания сложны для инвалидной коляски.

В таком случае ищем другую площадку или решение.

Безопасность

На крупном мероприятии обязательны охрана, первая помощь и план эвакуации.

Для мероприятия на природе заранее проверяем погоду, дорогу и связь.

В экстренной ситуации - 112, а наш координатор на месте.

Разрешения

Для мероприятия в некоторых общественных местах, съёмки с дрона или фейерверка может понадобиться разрешение.

Нужно ли разрешение и сколько его ждать, проверяем заранее.

Без разрешения такие активности не планируем.

Шум и время

В жилых районах и на некоторых площадках ограничены шум и продолжительность мероприятия.

Учитываем это при выборе площадки, чтобы вечер не оборвался на середине.

Для мероприятия до поздней ночи выбираем подходящее место.

Фото и видео

Фотограф и видеооператор превращают мероприятие в воспоминание.

На корпоративном мероприятии правила съёмки гостей согласуем заранее.

Сроки и формат передачи материалов вписываем в договор.

Конфиденциальность

Некоторые гости или компании просят приватности и деликатности.

В таком случае площадку, список гостей и правила съёмки организуем соответственно.

Имён клиентов и деталей мероприятий мы никогда не разглашаем.

Устойчивость

Многие компании просят мероприятие с меньшим количеством пластика и местными продуктами.

Местные поставщики и сезонное меню естественным образом это упрощают.

Такие требования вписываем в бриф и передаём партнёрам.

Договор и оплата

С каждым партнёром условия согласуются письменно: что, когда, сколько и что происходит при отмене.

Оплата идёт напрямую партнёрам по договору.

Стоимость нашей координации согласуется отдельно и заранее.

Отмена и изменения

У партнёров свои условия отмены и изменений.

Эти условия объясняем до подписания, особенно при крупных бронированиях.

Запасной план на непредвиденный случай готовим заранее.

Координатор в день мероприятия

В день мероприятия наш координатор на месте и управляет всеми партнёрами вместе.

Он следит за временем, встречей гостей, питанием и техникой.

А вы наслаждаетесь мероприятием, а не решаете проблемы.

После мероприятия

После мероприятия вместе собираем фото, видео и отзывы гостей.

Для корпоративного мероприятия готовим короткий отчёт с результатами.

Ваши замечания делают следующее мероприятие ещё лучше.

Для тех, кто живёт здесь

Живущие здесь иностранцы часто устраивают новогоднюю вечеринку в офисе, день рождения или супру для друзей.

Без местных контактов и языка это трудно, и мы строим этот мост.

Для регулярных мероприятий предлагаем сеть надёжных партнёров.

Типичные ошибки

Бронь площадки без альтернативы на случай погоды.

Винный вечер без транспорта для гостей обратно.

Неучтённые языки гостей и ограничения в питании.

Что нам нужно от вас

Цель мероприятия, дата и примерное число гостей.

Желаемый стиль, тип площадки и важные детали.

Языки гостей, ограничения в питании и рамки бюджета.

Стоимость

Цену площадки, питания, музыки и техники устанавливают партнёры, и вы платите им напрямую.

К ценам партнёров мы ничего не добавляем.

Стоимость нашей координации согласуется заранее, в зависимости от масштаба мероприятия.