Организация свадьбы

Что значит организация

Организация значит, что все части свадьбы - площадка, еда, музыка, фото, транспорт, гости - в одном плане и в одних руках.

Вы выбираете и решаете. Мы ищем, сравниваем, договариваемся и следим, чтобы договорённое было выполнено точно.

Наша роль

Мы ваш представитель на месте: видим то, чего вы не видите издалека, и говорим на языке подрядчиков.

У каждой пары один главный координатор, который знает каждую деталь. С вопросами вы всегда обращаетесь к нему.

Первый разговор

В первом разговоре узнаём главное: дату или сезон, число гостей, рамки бюджета и то, что для вас важнее всего.

Спрашиваем, чего вы не хотите. Это часто говорит больше, чем список желаний.

После разговора отправляем короткое письмо: как мы поняли вашу свадьбу и какими будут первые шаги.

Концепция

Концепция - характер свадьбы: камерная или большая, традиционная или современная, городская или на природе.

Собираем её в одном документе фотографиями, цветами и несколькими словами. Потом каждый выбор сверяем с ней.

Хорошая концепция ускоряет решения: когда характер ясен, лишние варианты отпадают сами.

Распределение бюджета

Самая большая часть бюджета обычно уходит на площадку и еду. Затем идут фото, музыка, декор и транспорт.

Сначала определяем, что для вас приоритет. Если важнее всего фото, экономим в другом.

В таблице каждая строка показывает плановую и фактическую сумму, и любое изменение вы видите сразу.

За 12-6 месяцев

На этом этапе определяем дату, бронируем площадку и самых востребованных подрядчиков - фотографа и музыку.

Гостям отправляем «сохраните дату», чтобы они вовремя спланировали перелёт и отпуск.

Если регистрация тоже в Грузии, проверку документов начинаем уже сейчас.

За 6-3 месяца

Выбираем декор, меню, транспорт и отель для гостей. Рассылаем официальные приглашения.

В это время проходит дегустация и, если хотите, осмотр площадки лично или по видеосвязи.

Договоры оформляются на этом этапе, и график платежей появляется в вашей таблице.

Последний месяц

Окончательный список гостей, план рассадки, список трансферов и сценарий дня. Каждый подрядчик получает свою часть.

С каждым подрядчиком подтверждаем детали письменно: время, адрес, контакт, что привезёт.

К этому моменту решения уже приняты. Изменения ещё возможны, но каждое мы просчитываем.

Последняя неделя

Ваш приезд, регистрация, если нужна, последняя встреча на площадке и репетиция.

Гости приезжают, и линия консьержа работает на полную мощность.

Вечером накануне свадьбы отправляем каждому подрядчику последнее напоминание. А вы отдыхаете.

Выбор подрядчиков

В каждой категории предлагаем два-три варианта, с работами и нашими заметками - с кем какой у нас опыт.

Работаем с подрядчиками, которых знаем на месте. Нового сначала проверяем на небольшом проекте.

Если у вас есть свой подрядчик, работаем и с ним и включаем его в наш план.

Договоры

Договоры часто на грузинском. Переводим главные пункты: что входит, сроки, аванс, условия отмены.

Особенно проверяем, что происходит при плохой погоде, болезни или переносе даты.

До подписания присылаем каждый договор с кратким резюме, чтобы вы точно знали, что подписываете.

Платежи

Подрядчики часто просят аванс, а остальное - до свадьбы или в её день. График составляем заранее.

Каждый платёж подтверждается квитанцией, и всё есть в вашей таблице.

Если некоторые подрядчики принимают только местную оплату, путь находим заранее, чтобы в день свадьбы не искать наличные.

Онлайн-встречи

Большая часть планирования идёт по видеосвязи, в удобное вам время, с учётом разных часовых поясов.

Все решения записываются в общий документ. В любой момент видно, что готово, а что нет.

Между созвонами на вопросы обычно отвечаем в тот же день.

Осмотр площадок

Если можете приехать, планируем один-два дня осмотра: две-три площадки в день, с дегустацией.

Если нет, показываем площадку по видеосвязи в тот час, когда будет свадьба, - свет и звук такие, какими будут.

Фото и видео всегда остаются у вас, чтобы показать и семье.

Дегустация

Дегустация меню на месте - лучше всего. Если приехать не получается, наша команда пробует и подробно вам рассказывает.

В грузинской кухне очень много блюд. Помогаем выбрать такие, которые понравятся и иностранным гостям.

Вино дегустируем отдельно и проверяем, как оно сочетается с меню.

Список гостей

Список гостей ведём в одной таблице: ответ, дата приезда, отель, ограничения в питании, язык.

Сбор ответов часто самая утомительная часть. Напоминания отправляем мы.

Список - единый источник для всех подрядчиков: для кухни, транспорта, рассадки.

Приглашения

Приглашение может быть бумажным, электронным или и тем и другим. Для двуязычных семей готовим его на двух языках.

Бумажное приглашение до гостей из-за границы часто доходит поздно. Поэтому электронная версия всегда того стоит.

Главное в приглашении: дата, город, срок ответа и ссылка на подробности.

Путеводитель для гостей

Для гостей готовим короткий путеводитель или страницу: как добраться, где остановиться, что надеть, что посмотреть.

Там же информация о визах, валюте, SIM-карте и наш номер для вопросов.

Хороший путеводитель избавляет вас от десятков одинаковых вопросов.

План рассадки

План рассадки - отдельное искусство: семьи, друзья, языки. За каждым столом стараемся, чтобы был один общий язык.

Если семьи говорят на разных языках, за столы сажаем двуязычных гостей как «мостики».

План готовим таблицей и схемой, а на месте передаём официантам на карточках.

Двуязычная свадьба

Если семьи из разных стран, ведущий говорит на двух языках или работает с переводчиком.

Речи и тосты переводим заранее, чтобы обе стороны смеялись одновременно.

Меню, сценарий и карточки на столах - на двух языках. Это мелочь, но гости её замечают.

Приветственный ужин

Приветственный ужин накануне свадьбы знакомит семьи друг с другом - до свадьбы, а не во время неё.

Это может быть простое застолье в ресторане или винный вечер в погребе.

Часто именно на этом ужине рождается дружба, которая делает свадьбу тёплой.

Экскурсии для гостей

Гости едут издалека и часто остаются на несколько дней. Для них планируем экскурсии: старый Тбилиси, Мцхета, Кахетия.

Экскурсия проходит до или после свадьбы, чтобы у пары осталось время на подготовку.

Группы делим по языку и каждой назначаем своего гида.

Бранч на следующий день

Спокойный завтрак или обед на следующий день после свадьбы - хороший финал: первый взгляд на фото, благодарности, прощание.

Он проходит в отеле или рядом, и никому не нужно рано вставать.

В это время мы ведём трансферы гостей на выезд.

Сценарий дня

Сценарий дня - поминутный план: когда приходит стилист, когда начинается фото, когда церемония, когда первый танец.

У каждой строки указано, кто отвечает и какой запасной вариант.

Сценарий получает каждый подрядчик, и в день свадьбы мы ведём всё по нему.

Репетиция

Репетиция на месте церемонии, за день: где кто стоит, кто когда входит, где кольца.

Она длится двадцать минут, но сильно снижает волнение в день свадьбы.

Если в церемонии участвуют члены семьи, приглашаем и их.

Наша команда в день свадьбы

В день свадьбы на месте наши координаторы - от одного до нескольких, в зависимости от числа гостей.

Они начинают утром, с приёма подрядчиков, и заканчивают, когда последний гость садится в машину.

Телефон вам не нужен. Все вопросы приходят к нам, а до вас доходит только то, что требует вашего решения.

Аварийный набор

У координатора с собой набор: иголка с ниткой, булавки, пластыри, таблетки от головной боли, зарядка, зонты.

Эти мелочи хотя бы раз пригождались на каждой свадьбе.

Если нужно что-то особое - лекарство, вещь для ребёнка, - скажите заранее.

Звук, свет, техника

Церемонии под открытым небом нужен микрофон, иначе задние ряды ничего не услышат.

Вечерний свет одинаково важен для фото и настроения. Источник питания проверяем заранее.

Если нужна трансляция для семьи, которая не сможет приехать, интернет тестируем на месте.

Безопасность гостей

Грузинское застолье длится допоздна, и вина много. Гости за руль не садятся - транспорт организуем с водителем.

Время последнего трансфера объявляем заранее, а тем, кто уходит раньше, вызываем такси.

Для пожилых гостей и детей планируем тихий уголок и ранний трансфер.

Когда подрядчик не может приехать

Редко, но бывает: подрядчик заболел или сломалась машина. Для этого в каждой категории у нас есть запасной контакт.

Фотографы, музыканты и водители часто подменяют друг друга. Эту сеть мы знаем.

Если что-то поменялось, решаем мы, а вы узнаёте об этом после свадьбы.

Подарки гостям

Грузинский подарок гостю - хорошая память о свадьбе: чурчхела, маленькая бутылка вина, мёд, вещь ручной работы.

Если гости улетают, выбираем подарок, который легко помещается в багаж и не создаёт проблем на границе.

Подарки кладём в номера отеля вместе с приветственной открыткой.

После свадьбы

После свадьбы закрываем расчёты с подрядчиками, возвращаем арендованные вещи и проверяем, что всё выполнено.

Следим за сроком фото и видео и сообщаем, когда они готовы.

Присылаем итоговую таблицу: каждый расход, каждую квитанцию.

Роль семей

У родителей часто свои ожидания - традиции, гости, меню. Ожидания двух семей могут различаться.

В начале планирования договариваемся, кто что решает и кому мы отправляем информацию. Это избавляет от споров.

Иногда отдельный звонок родителям - самый быстрый путь, особенно если они говорят на другом языке.

Местный ритм

Грузинские подрядчики гибкие и гостеприимные, но детали иногда оставляют на последний момент.

Поэтому каждую договорённость подтверждаем письменно и до свадьбы проверяем несколько раз.

Этот ритм мы знаем, и до вас доходит только результат, а не волнение.

Ваш отдых

Дни перед свадьбой часто самые утомительные. Свободное время для вас в эти дни оставляем заранее.

Спа, массаж или просто неспешный завтрак - это часть плана, а не роскошь.

Отдохнувшая пара видна и на фото, и свадьбу вы запоминаете лучше.

Типичные ошибки

Бронь фотографа в последний месяц, когда лучшие уже заняты. Приглашение без срока ответа.

Сценарий дня без десятиминутных запасов. Церемония в час самого сильного солнца.

Всё это исправляем в первые месяцы планирования, пока это легко.

Что нам нужно от вас

Дата или сезон, примерное число гостей и рамки бюджета.

Несколько фото, которые вам нравятся, и то, чего вы точно не хотите.

Кто принимает решения - пара, семьи или все вместе. Это очень упрощает дело.

Цена

Стоимость организации зависит от формата, числа гостей и числа дней. Наше вознаграждение согласуется заранее.

Цены подрядчиков отдельные и видны в вашей таблице. Скрытой наценки на них мы не добавляем.

После первого разговора присылаем предложение с форматом и примерным бюджетом.