Бухгалтерия

Что делает бухгалтер

Каждый месяц бухгалтер учитывает доходы и расходы, готовит декларации и следит за сроками.

Он также подсказывает, как устроить зарплату, дивиденды и расходы так, чтобы это было и законно, и выгодно.

Наша роль

Мы не бухгалтерская фирма. Мы подбираем лицензированного бухгалтера, который подходит вашему делу и языку, и связываем вас.

Когда бухгалтер говорит только по-грузински, мы переводим и объясняем каждое важное письмо.

Выбор бухгалтера

Бухгалтера подбираем по типу вашего бизнеса: фрилансеру, торговле, IT и услугам нужен разный опыт.

Проверяем, со сколькими иностранными клиентами он работает, как отвечает на письма и в какой срок.

Устраиваем первую встречу, чтобы еще до договора вы поняли, комфортно ли вам.

Язык

Многие бухгалтеры говорят по-английски или по-русски. Некоторые - только по-грузински, но очень опытны.

Если язык становится барьером, мы остаемся посредником: переводим письма, звонки и отчеты.

Отчет на вашем языке должен быть коротким: что поступило, что оплачено, какой срок приближается.

Начало работы

В начале бухгалтер получает устав, выписку из реестра, реквизиты банковского счета, договоры и доступ к порталу.

Если компания уже работала, запрашиваются и декларации за прошлые периоды, чтобы проверить историю.

В первый месяц вместе договариваемся, как будут поступать документы: в какой форме, кому и в какой срок.

Доступ и права

Бухгалтеру нужен доступ к налоговому порталу и часто к банковским выпискам.

Доступ настраивается так, чтобы бухгалтер мог отправить декларацию, а переводить деньги могли только вы.

При смене бухгалтера доступ нужно сменить сразу. Мы всегда об этом напоминаем.

Ежемесячный цикл

В начале месяца документы за прошлый месяц уходят бухгалтеру: выписки, инвойсы, чеки.

Бухгалтер учитывает, проверяет и готовит декларации. Если есть вопрос, пишет вам.

До срока декларация отправляется, и вы получаете сводку: какой налог и когда.

Банковские выписки

Банковская выписка - хребет бухгалтерии: в ней видны все доходы и расходы.

Каждому платежу нужно объяснение: от кого, за что, по какому инвойсу.

Чем яснее вы описываете платеж в банке, тем меньше вопросов у бухгалтера.

Первичные документы

Расход засчитывается, только если подтвержден документом: инвойсом, чеком, договором.

Иностранный чек или инвойс часто принимается, но на нем должно стоять название компании.

Фото чеков каждый месяц собираем в одну папку - простая привычка, которая экономит много времени.

Электронные документы

В Грузии многие документы - счета-фактуры, накладные - оформляются электронно на налоговом портале.

При работе с местными поставщиками эти документы появляются на портале и требуют подтверждения.

Бухгалтер следит за ними, чтобы они подтверждались вовремя.

Календарь деклараций

У разных деклараций разные сроки - ежемесячные, квартальные, годовые.

Бухгалтер составляет календарь для вашей компании, а мы напоминаем о важных датах.

Календарь меняется, когда меняется бизнес: сотрудник, НДС, имущество.

Налог на прибыль и подоходный налог

У компании налог на прибыль в основном возникает при распределении прибыли. У ИП - с дохода, в зависимости от режима.

Некоторые расходы, не связанные с бизнесом, могут считаться распределением и облагаться налогом.

Поэтому бухгалтер заранее объясняет каждый необычный расход.

НДС

Плательщик НДС подает ежемесячную декларацию, и НДС должен правильно отражаться в инвойсах.

Для услуг, оказанных за границей, и экспорта действуют особые правила.

Нужна ли регистрация по НДС и выгодна ли она, бухгалтер оценивает по вашему обороту.

Зарплата и удержания

Из зарплаты сотрудника удерживается налог и перечисляется в бюджет вместе с пенсионным взносом.

Трудовой договор, ведомость и декларация готовятся каждый месяц.

Для иностранного сотрудника или работающего удаленно правила могут отличаться.

Вознаграждение директора

Директор или владелец получает вознаграждение зарплатой или дивидендом. Они облагаются по-разному.

Что лучше, зависит от вашего резидентства, дохода и правил вашей страны.

Этот выбор бухгалтер рассчитывает в начале года, а не в конце.

Дивиденды

Прибыль распределяется в виде дивиденда официальным решением, и у него свое налогообложение.

Каждая выплата дивиденда требует документа и декларации.

Если дивиденд вы получаете в другой стране, может пригодиться соглашение об избежании двойного налогообложения.

Налог на имущество

Если у компании есть имущество - офис, машина, оборудование - может возникнуть налог на имущество.

Для физического лица налог на имущество зависит от дохода и типа имущества.

До покупки бухгалтер заранее рассчитывает этот расход.

Годовая отчетность

В конце года компания готовит годовую отчетность по своей категории.

Для небольшой компании это просто. Крупной может понадобиться и аудит.

Годовая отчетность нужна банку и партнерам - это знак надежности бизнеса.

Наличные

Операции с наличными усложняют бухгалтерию и вызывают вопросы банка.

Если вы получаете или платите наличными, каждой операции нужен документ.

Часто самое простое правило: все через банк, наличные - только как исключение.

Иностранные инвойсы и курс

Инвойс в иностранной валюте пересчитывается в лари по курсу и на дату, установленные законом.

Курсовая разница может учитываться как доход или как расход. Это ведет бухгалтер.

Дата инвойса и дата оплаты часто различаются, и обе важны.

Ежемесячный отчет

Каждый месяц вам нужен короткий отчет: доходы, расходы, налог, остаток.

Отчет готовим или переводим на ваш язык, на одной странице.

Так вы видите состояние бизнеса, а не только то, что декларация отправлена.

Бюджет и прогноз

Хороший бухгалтер не только учитывает прошлое, но и помогает планировать будущее.

Прогноз налогов, денежный поток и время крупных расходов - все это можно спланировать.

Короткая встреча с бухгалтером в начале года избавляет от многих сюрпризов.

Запросы банка

Время от времени банк запрашивает финансовую информацию: отчетность, декларации, договоры.

Когда бухгалтерия в порядке, эти запросы выполняются быстро.

На запросы банка отвечаем вместе с бухгалтером, в срок.

Штрафы и пени

Просрочка декларации или неуплата налога влечет штраф и пеню.

Штраф часто небольшой, но они накапливаются и портят историю - банк это тоже видит.

Контроль сроков - главная задача бухгалтера, и мы проверяем дважды.

Просроченные декларации

Если вы пропустили декларации, исправить их чем раньше, тем лучше.

Бухгалтер восстанавливает историю, подает декларации и рассчитывает штрафы.

Иногда добровольное исправление ведет к более мягким последствиям, чем выявление при проверке.

Переплата

Если налог переплачен, сумму можно вернуть или зачесть в счет будущих налогов.

Это не происходит автоматически - нужно заявление.

Бухгалтер проверяет баланс на портале и не оставляет переплату невозвращенной.

Смена бухгалтера

Если бухгалтер вас не устраивает, его можно сменить. Главное - чтобы передача была организованной.

У прежнего бухгалтера запрашиваются все документы и данные, а доступ к порталу меняется.

Новый бухгалтер проверяет историю, чтобы старые ошибки не продолжались.

Проверка

Налоговая проверка может прийти в любую компанию. Это обычная процедура.

Во время проверки бухгалтер представляет вас и подает документы. Мы переводим каждое письмо.

Если документы в порядке, проверка проходит спокойно.

Отчеты для вашей страны

В вашей стране могут понадобиться отчеты грузинской компании - для налоговой декларации или консолидации.

Бухгалтер готовит отчет, мы переводим, при необходимости с нотариальным заверением.

Какая форма нужна, заранее уточните у своего консультанта.

Программы и облако

Бухгалтеры пользуются разными программами. Для вас главное - получать отчеты и легко передавать документы.

Часто мы настраиваем одну облачную папку, где обе стороны видят все.

В этой папке каждый месяц отдельно - выписки, инвойсы, чеки.

Конфиденциальность

Бухгалтер видит вашу финансовую информацию. Условие о конфиденциальности должно быть в договоре.

Мы видим только ту информацию, которая нужна для перевода и координации.

Если хотите, наш доступ остается ограниченным, и вы работаете с бухгалтером напрямую.

Закрытие года

В конце года бухгалтер проверяет все счета, остатки и декларации.

Это хорошее время для решений: дивиденд, инвестиция, план на следующий год.

При закрытии года устраиваем короткую встречу на вашем языке.

Договор с бухгалтером

В договоре с бухгалтером должно быть написано, что входит в услугу, в какие сроки и что не входит.

Важно, кто отвечает за штраф, если он возник по ошибке бухгалтера.

Договор переводим и до подписания объясняем главные пункты.

Правила общения

С бухгалтером лучше один канал - почта или мессенджер, - чтобы вопросы не терялись.

С самого начала договариваемся о сроке ответа и о том, кто кому что отправляет.

Когда мы посредники, каждое письмо отправляем обеим сторонам, с переводом.

План роста

С ростом бизнеса меняется и бухгалтерия: новый сотрудник, НДС, клиенты из новой страны.

Перед каждым крупным изменением лучше коротко поговорить с бухгалтером - потом не придется исправлять.

Раз в год устраиваем обзор: что изменилось и что нужно обновить.

Приостановка деятельности

Если бизнес временно останавливается - поездка, семья, новый проект - бухгалтерия не останавливается.

Нулевые декларации все равно подаются, а обслуживание бухгалтера в это время часто сокращается.

Если пауза долгая, лучше может оказаться закрытие или другая форма. Это взвешиваем с бухгалтером.

Бухгалтерия ИП

Бухгалтерия ИП проще, чем у ООО: меньше документов и деклараций.

Но сроки такие же строгие, а контроль порога особенно важен.

Часто бухгалтер предлагает ИП пакет поменьше, по объему работы.

Заем владельца

Часто владелец на старте дает компании деньги в долг или, наоборот, берет деньги из компании.

Такому займу нужны договор и правильный учет. Иначе он может считаться распределением и облагаться налогом.

Каждую такую операцию заранее согласуем с бухгалтером.

Связь расхода с бизнесом

Расход считается деловым, только когда служит бизнесу: техника, офис, рабочие поездки.

Личный расход со счета компании - проблема: он может считаться распределением.

Если есть сомнения, лучше сначала спросить бухгалтера, а потом платить.

Сезонный бизнес

Если доход сезонный - туризм, мероприятия, - в одни месяцы много операций, в другие почти ничего.

Декларации все равно подаются каждый месяц. В пик сезона нужен более частый контакт с бухгалтером.

Деньги на налоги планируем в сезон, чтобы в тихие месяцы не было проблем.

Типичные ошибки

Передача документов через несколько месяцев, все разом. Смешивание личных и деловых расходов.

Смена бухгалтера без смены доступа к порталу. Игнорирование письма из банка.

Всего этого помогает избежать простая ежемесячная рутина.

Что нам нужно от вас

Тип компании или ИП, деятельность и ожидаемый оборот.

Есть ли сотрудники, являетесь ли вы плательщиком НДС, есть ли имущество.

На каком языке вы говорите и в какой форме хотите получать отчеты.

Цена

Стоимость бухгалтера зависит от числа операций, сотрудников, НДС и языка.

Наша координация и перевод - отдельные строки, согласуются заранее.

К цене бухгалтера мы ничего не добавляем.