הנהלת חשבונות

מה רואה החשבון עושה

בכל חודש רואה החשבון רושם הכנסות והוצאות, מכין דוחות ועוקב אחרי המועדים.

הוא גם מייעץ איך לסדר משכורת, דיבידנד והוצאות כך שיהיה גם חוקי וגם משתלם.

התפקיד שלנו

אנחנו לא משרד רואי חשבון. אנחנו בוחרים רואה חשבון מורשה שמתאים לעסק ולשפה שלכם, ומחברים ביניכם.

כשרואה החשבון מדבר רק גאורגית, אנחנו מתרגמים ומסבירים לכם כל מכתב חשוב.

בחירת רואה חשבון

אנחנו בוחרים רואה חשבון לפי סוג העסק שלכם: פרילנס, מסחר, הייטק ושירותים דורשים ניסיון שונה.

אנחנו בודקים עם כמה לקוחות זרים הוא עובד, איך הוא עונה למכתבים ותוך כמה זמן.

אנחנו מארגנים פגישה ראשונה, כדי שעוד לפני החוזה תראו אם נוח לכם.

שפה

רואי חשבון רבים מדברים אנגלית או רוסית. חלקם מדברים רק גאורגית, אבל הם בעלי ניסיון רב.

אם השפה היא מחסום, אנחנו נשארים באמצע: מתרגמים מכתבים, שיחות ודוחות.

הדוח בשפה שלכם צריך להיות קצר: מה נכנס, מה שולם, איזה מועד מתקרב.

התחלה

בהתחלה רואה החשבון מקבל את התקנון, את תמצית הרישום, את פרטי חשבון הבנק, את החוזים ואת הגישה לפורטל.

אם החברה כבר פעלה, מבקשים גם את הדוחות של התקופות הקודמות, כדי לבדוק את ההיסטוריה.

בחודש הראשון אנחנו קובעים יחד איך יגיעו המסמכים: באיזו צורה, למי ועד מתי.

גישה והרשאות

רואה החשבון צריך גישה לפורטל המס, ולעיתים קרובות גם לדפי הבנק.

הגישה מוגדרת כך שרואה החשבון יכול לשלוח דוח, אבל רק אתם יכולים להעביר כסף.

כשמחליפים רואה חשבון, צריך לשנות את הגישה מיד. אנחנו תמיד מזכירים את זה.

המחזור החודשי

בתחילת החודש המסמכים של החודש הקודם עוברים לרואה החשבון: דפי בנק, חשבוניות, קבלות.

רואה החשבון רושם, בודק ומכין את הדוחות. אם יש שאלה, הוא כותב לכם.

הדוח נשלח לפני המועד, ואתם מקבלים סיכום: איזה מס ומתי.

דפי בנק

דף הבנק הוא עמוד השדרה של הנהלת החשבונות - כל הכנסה וכל הוצאה מופיעות בו.

לכל תשלום צריך הסבר: ממי, על מה, לפי איזו חשבונית.

ככל שתתארו את התשלום בבנק בצורה ברורה יותר, לרואה החשבון יהיו פחות שאלות.

מסמכי מקור

הוצאה נחשבת רק אם יש מסמך שמאשר אותה: חשבונית, קבלה, חוזה.

קבלה או חשבונית מחו"ל מתקבלת לרוב, אבל צריך להופיע עליה שם החברה.

אנחנו אוספים כל חודש את צילומי הקבלות לתיקייה אחת - הרגל פשוט שחוסך הרבה זמן.

מסמכים אלקטרוניים

בגאורגיה מסמכים רבים - חשבוניות, תעודות משלוח - מופקים באופן אלקטרוני בפורטל המס.

כשעובדים עם ספקים מקומיים, המסמכים האלה מופיעים בפורטל ודורשים אישור.

רואה החשבון עוקב אחריהם כדי שיאושרו בזמן.

לוח הדוחות

לדוחות שונים יש מועדים שונים - חודשיים, רבעוניים, שנתיים.

רואה החשבון בונה לוח זמנים לחברה שלכם, ואנחנו מזכירים לכם את התאריכים החשובים.

הלוח משתנה כשהעסק משתנה: עובד חדש, מע"מ, נכס.

מס רווחים ומס הכנסה

בחברה, מס הרווחים נוצר בעיקר כשהרווח מחולק. אצל עוסק יחיד המס מחושב מההכנסה, לפי המשטר.

הוצאות מסוימות שאינן קשורות לעסק עלולות להיחשב חלוקה ולהתחייב במס.

לכן רואה החשבון מסביר לכם מראש כל הוצאה חריגה.

מע"מ

עוסק שרשום למע"מ מגיש דוח חודשי, והמע"מ צריך להופיע נכון בחשבוניות.

לשירותים שניתנים בחו"ל ולייצוא יש כללים מיוחדים.

אם הרישום למע"מ נדרש ואם הוא משתלם - את זה רואה החשבון מעריך לפי המחזור שלכם.

משכורת וניכויים

ממשכורת העובד מנוכה מס ומועבר לתקציב, יחד עם ההפרשה לפנסיה.

חוזה העבודה, תלוש השכר והדוח מוכנים כל חודש.

לעובד זר או למי שעובד מרחוק הכללים עשויים להיות שונים.

שכר המנהל

המנהל או הבעלים מקבלים תמורה כמשכורת או כדיבידנד. לכל אחד מהם מיסוי שונה.

מה עדיף תלוי בתושבות המס שלכם, בהכנסה ובכללים של המדינה שלכם.

רואה החשבון מחשב את הבחירה הזאת בתחילת השנה, לא בסופה.

דיבידנד

חלוקת רווח כדיבידנד נעשית בהחלטה רשמית, ויש לה מיסוי משלה.

כל תשלום דיבידנד דורש מסמך ודוח.

אם אתם מקבלים את הדיבידנד במדינה אחרת, אמנה למניעת כפל מס עשויה לעזור.

מס רכוש

אם לחברה יש רכוש - משרד, רכב, ציוד - עשוי להיווצר מס רכוש.

אצל אדם פרטי מיסוי הרכוש תלוי בהכנסה ובסוג הרכוש.

לפני הרכישה רואה החשבון מחשב לכם את העלות הזאת מראש.

דיווח שנתי

בסוף השנה החברה מכינה דוחות כספיים שנתיים, לפי הקטגוריה שלה.

לחברה קטנה זה פשוט. חברה גדולה עשויה להזדקק גם לביקורת רואה חשבון.

גם הבנק והשותפים מבקשים את הדוחות השנתיים - הם סימן לאמינות העסק.

מזומן

פעולות במזומן מסבכות את הנהלת החשבונות ומעוררות שאלות מצד הבנק.

אם מקבלים או משלמים במזומן, כל פעולה צריכה מסמך.

לעיתים קרובות הכלל הפשוט ביותר הוא: הכול דרך הבנק, מזומן רק כחריג.

חשבוניות מחו"ל ושער חליפין

חשבונית במטבע זר מומרת ללארי לפי השער והתאריך שנקבעו בחוק.

הפרשי שער עשויים להירשם כהכנסה או כהוצאה. את זה מנהל רואה החשבון.

תאריך החשבונית ותאריך התשלום שונים לעיתים קרובות, ושניהם חשובים.

הדוח החודשי

בכל חודש אתם צריכים דוח קצר: הכנסות, הוצאות, מס, יתרה.

אנחנו מכינים את הדוח בשפה שלכם או מתרגמים אותו, בעמוד אחד.

כך אתם רואים את מצב העסק, ולא רק את זה שהדוח נשלח.

תקציב ותחזית

רואה חשבון טוב לא רק רושם את העבר, אלא גם עוזר לכם לתכנן את העתיד.

תחזית מסים, תזרים מזומנים ותזמון של הוצאות גדולות - את כל אלה אפשר לתכנן.

פגישה קצרה עם רואה החשבון בתחילת השנה חוסכת הרבה הפתעות.

דרישות הבנק

מדי פעם הבנק מבקש מידע כספי: דוחות כספיים, דוחות מס, חוזים.

כשהנהלת החשבונות מסודרת, הבקשות האלה מטופלות מהר.

אנחנו עונים לבקשות הבנק יחד עם רואה החשבון, בזמן.

קנסות וריבית פיגורים

איחור בדוח או אי תשלום מס גוררים קנס וריבית פיגורים.

הקנס לרוב קטן, אבל הקנסות מצטברים ומקלקלים את ההיסטוריה - וגם הבנק רואה.

מעקב אחרי המועדים הוא המשימה העיקרית של רואה החשבון, ואנחנו בודקים פעמיים.

דוחות באיחור

אם פספסתם דוחות, כמה שמתקנים מוקדם יותר, כך טוב יותר.

רואה החשבון משחזר את ההיסטוריה, שולח את הדוחות ומחשב את הקנסות.

לפעמים לתיקון מרצון יש תוצאה קלה יותר מאשר לגילוי בזמן ביקורת.

מס ששולם ביתר

אם שילמתם מס ביתר, הסכום יכול לחזור או להיזקף לטובת מסים הבאים.

זה לא קורה אוטומטית - צריך להגיש בקשה.

רואה החשבון בודק את היתרה בפורטל ולא משאיר תשלום עודף בלי להחזיר אותו.

החלפת רואה חשבון

אם רואה החשבון לא מתאים לכם, אפשר להחליף. העיקר שההעברה תהיה מסודרת.

מבקשים מרואה החשבון הקודם את כל המסמכים והנתונים, ומשנים את הגישה לפורטל.

רואה החשבון החדש בודק את ההיסטוריה, כדי שטעויות ישנות לא יימשכו.

ביקורת

ביקורת מס יכולה להגיע לכל חברה. זה הליך רגיל.

בזמן הביקורת רואה החשבון מייצג אתכם ומגיש את המסמכים. אנחנו מתרגמים כל מכתב.

אם המסמכים מסודרים, הביקורת עוברת בשקט.

דוחות למדינה שלכם

במדינה שלכם ייתכן שיהיה צורך בדוחות של החברה הגאורגית - לדוח המס או לאיחוד דוחות.

רואה החשבון מכין את הדוח, ואנחנו מתרגמים, עם אישור נוטריוני במידת הצורך.

איזו צורה נדרשת - כדאי לבדוק מראש עם היועץ שלכם.

תוכנות וענן

רואי חשבון משתמשים בתוכנות שונות. מה שחשוב לכם הוא לקבל דוחות ולהעביר מסמכים בקלות.

לעיתים קרובות אנחנו מקימים תיקייה אחת בענן, שבה שני הצדדים רואים הכול.

בתיקייה הזאת לכל חודש יש מקום נפרד - דפי בנק, חשבוניות, קבלות.

סודיות

רואה החשבון רואה את המידע הכספי שלכם. סעיף סודיות צריך להופיע בחוזה.

אנחנו רואים רק את המידע שנחוץ לתרגום ולתיאום.

אם תרצו, הגישה שלנו נשארת מוגבלת, ואתם עובדים עם רואה החשבון ישירות.

סגירת השנה

בסוף השנה רואה החשבון בודק את כל החשבונות, היתרות והדוחות.

זה זמן טוב להחלטות: דיבידנד, השקעה, התוכנית לשנה הבאה.

בסגירת השנה אנחנו מארגנים פגישה קצרה בשפה שלכם.

החוזה עם רואה החשבון

בחוזה עם רואה החשבון צריך להיות כתוב מה כלול בשירות, באילו מועדים ומה לא כלול.

חשוב מי אחראי לקנס, אם הוא נגרם בגלל טעות של רואה החשבון.

אנחנו מתרגמים את החוזה ומסבירים את הסעיפים העיקריים לפני החתימה.

כללי תקשורת

עדיף ערוץ אחד עם רואה החשבון - מייל או אפליקציית מסרים - כדי ששאלות לא ילכו לאיבוד.

כבר מההתחלה אנחנו מסכמים את זמן התגובה ומי שולח מה ולמי.

כשאנחנו באמצע, כל מכתב נשלח לשני הצדדים, עם תרגום.

תוכנית צמיחה

כשהעסק גדל, גם הנהלת החשבונות משתנה: עובד חדש, מע"מ, לקוחות ממדינה חדשה.

לפני כל שינוי גדול עדיפה שיחה קצרה עם רואה החשבון - ואז לא צריך לתקן אחר כך.

פעם בשנה אנחנו עורכים סקירה: מה השתנה ומה צריך לעדכן.

הקפאת הפעילות

אם העסק נעצר לתקופה - נסיעה, משפחה, פרויקט חדש - הנהלת החשבונות לא נעצרת.

דוחות אפס עדיין נשלחים, והשירות של רואה החשבון מצטמצם לרוב בתקופה הזאת.

אם ההפסקה ארוכה, סגירה או מבנה אחר עשויים להיות עדיפים. את זה אנחנו שוקלים עם רואה החשבון.

הנהלת חשבונות לעוסק יחיד

הנהלת החשבונות של עוסק יחיד פשוטה יותר משל חברה בע"מ: פחות מסמכים ודוחות.

אבל המועדים נוקשים באותה מידה, והמעקב אחרי הסף חשוב במיוחד.

לעיתים קרובות רואה החשבון מציע לעוסק יחיד חבילה קטנה יותר, בהתאם להיקף.

הלוואת בעלים

לעיתים קרובות הבעלים מלווים לחברה כסף בהתחלה, או להפך - מוציאים כסף מהחברה.

הלוואה כזאת צריכה חוזה ורישום נכון. אחרת היא עלולה להיחשב חלוקה ולהתחייב במס.

כל פעולה כזאת אנחנו מתאמים מראש עם רואה החשבון.

הקשר בין ההוצאה לעסק

הוצאה היא הוצאה עסקית רק כשהיא משרתת את העסק: ציוד, משרד, נסיעות עבודה.

הוצאה פרטית מחשבון החברה היא בעיה - היא עלולה להיחשב חלוקה.

כשיש ספק, עדיף לשאול קודם את רואה החשבון ורק אחר כך לשלם.

עסק עונתי

אם ההכנסה עונתית - תיירות, אירועים - בחלק מהחודשים יש הרבה פעולות, ובאחרים כמעט כלום.

הדוחות עדיין נשלחים כל חודש. בשיא העונה צריך קשר תכוף יותר עם רואה החשבון.

את הכסף למסים אנחנו מתכננים בזמן העונה, כדי שבחודשים השקטים לא תהיה בעיה.

טעויות נפוצות

העברת מסמכים אחרי חודשים, הכול בבת אחת. ערבוב של הוצאות פרטיות ועסקיות.

החלפת רואה חשבון בלי לשנות את הגישה לפורטל. התעלמות ממכתב של הבנק.

שגרה חודשית פשוטה מונעת את כל אלה.

מה אנחנו צריכים מכם

סוג החברה או העוסק היחיד, תחום הפעילות והמחזור הצפוי.

האם יש לכם עובדים, האם אתם רשומים למע"מ, האם יש לכם רכוש.

באיזו שפה אתם מדברים ובאיזו צורה תרצו לקבל את הדוחות.

מחיר

שכר הטרחה של רואה החשבון תלוי במספר הפעולות, בעובדים, במע"מ ובשפה.

התיאום והתרגום שלנו הם שורות נפרדות, שמוסכמות מראש.

אנחנו לא מוסיפים דבר למחיר של רואה החשבון.