מקומות לאירועים

המקום והמטרה

את החיפוש אחרי מקום אנחנו מתחילים מהמטרה של האירוע: להעביר מידע, להכיר אנשים, לחגוג או להציג מוצר.

יום כנס צריך שקט וציוד טכני, ומסיבת השקה צריכה אפקט וחלל פתוח.

התפקיד שלנו

אנחנו מאתרים מקומות מתאימים, משווים תנאים, מארגנים סיורים ובודקים את סעיפי החוזה.

את דמי השכירות קובע בעל המקום, והוא שולח את החשבונית ישירות אליכם או לחברה שלכם. שכר הארגון שלנו נקבע בהסכם נפרד.

מאיפה מתחילים

קודם אנחנו מבררים שלושה דברים: התאריך, מספר האורחים ומתכונת האירוע.

אחר כך אנחנו בודקים איפה האורחים לנים וכמה זמן הם יכולים לבלות בדרך.

אחרי זה אנחנו מכינים שלוש או ארבע אפשרויות, עם תמונות, תוכנית ורשימות.

אולמות כנסים במלונות

למלונות הגדולים בטביליסי ובבטומי יש אולמות בגדלים שונים, לעיתים קרובות עם קירות מפרידים.

היתרון הוא שהאורחים לנים במקום, והציוד, האוכל והצוות בידיים אחת.

החיסרון הוא עיצוב פנים ניטרלי, ולכן את תחושת המקום צריכים ליצור העיצוב והתוכנית.

אולם נשפים

לארוחת גאלה או לערב פרסים, אולם הנשפים הגדול של מלון הוא לעיתים קרובות הטוב ביותר.

תקרה גבוהה משאירה מקום לבמה, לתאורה ולמסך.

כשמזמינים אולם כזה, אנחנו בודקים שאין אירוע אחר באולם הסמוך באותו ערב.

מרכז תערוכות

לתערוכה גדולה או לפורום יש בטביליסי מרכז תערוכות עם ביתנים.

מקום כזה נותן שטח ריק, והביתנים, הריצוף והציוד הטכני מגיעים בנפרד.

ההקמה נמשכת כמה ימים, ואת זה אנחנו מכניסים לתקופת השכירות.

מוזיאון וגלריה

חלק מהמוזיאונים והגלריות מארחים אירועים אחרי שעות הפתיחה.

קבלת פנים או השקה על רקע אמנות נשארות בזיכרון האורחים זמן רב.

מנגד הכללים מחמירים: אוכל ושתייה רק באזורים מותרים, ומרחק מהמוצגים.

אחוזה היסטורית

חלק מהאחוזות והארמונות ההיסטוריים, למשל בקחטי, מושכרים גם לאירועים.

גן, בניין עתיק ומוזיאון במקום אחד מתאימים לארוחת גאלה או לתוכנית תמריץ.

בגלל המרחק מהעיר אנחנו מתכננים יחד הסעה ולעיתים קרובות גם לינה.

לופט וחלל תעשייתי

חללים של מפעלים ומחסנים לשעבר בטביליסי מושכים אירועים יצירתיים.

תקרות גבוהות, לבנים ורצפה ריקה מכילים כל עיצוב.

מנגד, כמעט הכול צריך להביא: ריהוט, ציוד טכני, תאורה ולפעמים גם חימום.

מרפסת גג

נוף העיר בשקיעה נותן לערב קוקטייל רקע מיוחד.

לגג יש מגבלות קפדניות של תפוסה ושל רעש, והרוח לעיתים קרובות לא צפויה.

אנחנו תמיד מחפשים חלופה מקורה באותו בניין.

חדר פרטי במסעדה

לארוחת ערב של עשרה עד חמישים אורחים, חדר פרטי במסעדה הוא הפתרון הפשוט ביותר.

המטבח, השירות והכלים במקום, וצריך מעט מאוד בנוסף.

לעיתים קרובות חל מינימום הוצאה במקום דמי שכירות, ואת זה אנחנו מבררים מראש.

מרתף יין ואחוזת יין

אירוע במרתף או באחוזת יין מחבר בין טעימה, ארוחה והיסטוריה מקומית.

להרבה אחוזות יש אולם וחצר משלהן, ולחלקן גם מלון.

כשבוחרים אחוזת יין, אנחנו מתכננים הסעה עד סוף הערב.

תיאטרון ואולם קונצרטים

להשקה גדולה או לטקס פרסים, אולם תיאטרון נותן במה ומושבים מוכנים.

תיאטראות מקבלים אירועים לעיתים קרובות רק בימים פנויים מהרפרטואר.

הצוות הטכני הוא לרוב של התיאטרון, ואנחנו עובדים לצידו.

אולם קולנוע

להקרנת סרט או להצגת וידאו, אולם קולנוע נותן את המסך והסאונד הטובים ביותר.

חלק מבתי הקולנוע מקדישים את שעות הבוקר לאירועי חברות.

לקבלת פנים אחרי ההקרנה צריך לובי או מסעדה קרובה.

מועדון ובר

למסיבה, שכירות בלעדית של בר או מועדון נותנת סאונד, תאורה ובר מוכנים.

מקומות כאלה מושכרים לעיתים קרובות רק בשעות מסוימות או באמצע השבוע.

כללי הרעש ושעת הסיום חשובים כאן במיוחד.

פארק ומרחב ציבורי

אירוע בפארק או בכיכר צריך אישור מהעירייה.

הוצאת האישור לוקחת זמן, ולכן אנחנו מתחילים מוקדם.

במרחב ציבורי ביטחון, אשפה ורעש דורשים תכנון מיוחד.

הנהר וסירה

בטביליסי מתקיימות לפעמים שיטות בסירה על נהר המטקווארי, וזה משעשע לקבוצה קטנה.

הקיבולת של סירה קטנה ותלויה מאוד במזג האוויר.

את המתכונת הזו אנחנו מתכננים כחלק קצר מהאירוע, ולא כמקום המרכזי.

יאכטה בבטומי

בבטומי קוקטייל או ארוחת ערב על יאכטה הם סיום מרשים לאירוע קיץ.

מגבלת האורחים ביאכטה קפדנית, וכללי הבטיחות תמיד חלים.

ברוח או בגלים אנחנו מעבירים את האירוע לחוף.

אתר נופש בהרים

לטיולי תמריץ בוחרים לעיתים קרובות מלונות בגודאורי, בבקוריאני או בקזבגי.

שם אולם, ספא וטבע נמצאים יחד, והאורחים לנים יחד כמה ימים.

בחורף אנחנו מביאים בחשבון מראש את הדרך בהרים ואת העומס של העונה.

טבע ואוהל אירועים

אוהל אירועים גדול בשולי יער או באחו יוצר מקום כמעט בכל מקום.

אוהל צריך ריצוף, תאורה, חימום או קירור ושירותים.

את הסכמת בעל הקרקע ואת דרך הגישה אנחנו בודקים קודם כול.

חלל עבודה משותף וחדר סמינרים

לסמינר קטן או לפגישת עבודה, חדר בחלל עבודה משותף הוא גמיש ומעשי.

במקומות כאלה יש בדרך כלל כבר אינטרנט מהיר ופינת קפה.

ליותר מעשרים איש החדר לעיתים קרובות צפוף, ואת זה אנחנו בודקים מראש.

מתקן ספורט

ליום צוות, אולם ספורט, מגרש או מועדון רכיבה נותנים תוכנית פעילה.

בחלק מהאצטדיונים יש תאים שמהם האורחים צופים במשחק עם אירוח.

לתוכנית ספורט אנחנו מתכננים בנפרד מדריך וכללי בטיחות.

סידורי ישיבה

סידור תיאטרון בשורות מכיל הכי הרבה אורחים, אבל אין בו שולחן לרשימות.

סידור כיתה עם שולחנות מתאים ליום עבודה, ושולחנות עגולים לארוחת ערב ולעבודה בקבוצות.

סידור קברט וסידור קוקטייל עדיפים להיכרות ולבידור.

תפוסה אמיתית

המקסימום שהמקום מציין מתייחס לעיתים קרובות לחלל ריק, בלי במה ובלי מזנון.

הבמה, המסך, עמדת הטכנאים והקייטרינג תופסים חלק מהשטח.

לכן אנחנו תמיד מחשבים תפוסה לפי תוכנית ישיבה מסוימת.

חדרים נוספים

בכנס צריך לעיתים קרובות חדרים למושבים מקבילים, לראיונות או לאורחים חשובים.

הדוברים צריכים חדר הכנה שבו הם בודקים את המצגת.

גם חדר קטן למשרד המארגנים שימושי מאוד.

מסך וסאונד

את גודל המקרן או מסך הלדים אנחנו בוחרים לפי עומק האולם.

מיקרופונים, רמקולים ועמדת סאונד נמצאים במקום או נשכרים בנפרד.

בדיקה טכנית אנחנו מתכננים יום לפני האירוע או בבוקר שלו.

אינטרנט ושידור

אינטרנט אלחוטי לאורחים וחיבור קווי לשידור הם דרישות שונות.

לשידור חי אנחנו בודקים את מהירות האינטרנט במקום, ולא סומכים על דברי המקום.

חיבור גיבוי לא יזיק באירוע חשוב.

תרגום סימולטני

כנס רב לשוני צריך תאי מתורגמנים ומקלטים.

את התאים אנחנו מציבים בחלק האחורי של האולם, עם קו ראייה לבמה.

לא בכל אולם יש לזה מקום, ואת זה אנחנו בודקים לפני שבוחרים מקום.

תאורה

אור יום מרענן יום עבודה, אבל מסך צריך וילונות.

באירוע ערב תאורת במה ותאורת אווירה יוצרות את מצב הרוח.

בבניינים היסטוריים הכללים לתליית תאורה מוגבלים.

אקוסטיקה

באולם אבן עם תקרה גבוהה הקול מהדהד וקשה להבין דיבור.

רמקולים נכונים ובדים מקטינים את הבעיה.

את האקוסטיקה אנחנו בודקים בסיור כשמדברים בקול רם.

פריקה והקמה

באירוע גדול הבמה, הציוד הטכני והעיצוב מגיעים במשאיות.

אנחנו בודקים את כניסת הסחורות, את גודל המעלית ואת רוחב הדלתות.

בחלק מהבניינים פריקה מותרת רק בלילה או בשעות הבוקר המוקדמות.

זמן הקמה ופירוק

השכירות מכסה לעיתים קרובות את שעות האירוע, וההקמה והפירוק נספרים בנפרד.

אירוע גדול צריך יום שלם של הקמה.

את השעות האלה אנחנו כותבים בחוזה במדויק.

הבמה

גובה הבמה וגודלה צריכים לאפשר לראות את הדובר מהשורה האחרונה.

המדרגות לבמה, וכשצריך גם רמפה, צריכות להיות בטוחות.

בחלק מהאולמות יש במה קבועה, ולאחרים מביאים במה מודולרית.

אזור קבלה ומלתחה

דלפק הרישום, התגים והמלתחה לא צריכים ליצור תור בכניסה.

בחורף המלתחה צריכה להתאים למספר האורחים.

אזור הקבלה הוא הרושם הראשון, ואנחנו מתכננים אותו בנפרד.

שירותים

מספר השירותים צריך להיות מחושב לפי האורחים, בייחוד בהפסקות.

בטבע ובלופטים אנחנו מוסיפים לעיתים קרובות שירותים ניידים.

על הניקיון במהלך האירוע שומר עובד ניקיון.

חימום וקירור

בחום של הקיץ מזגן חלש לא יצליח לקרר אולם מלא אורחים.

בחורף לופט גדול או בניין אבן קרים, והחימום הוא עניין נפרד.

על בקרת האקלים אנחנו שואלים בסיור, בהתחשב בעונה.

מגבלות זמן

בשכונת מגורים או במרכז ההיסטורי לאירוע יש לעיתים קרובות שעת סיום מדויקת.

בחלק מהמקומות צריך להנמיך את המוזיקה אחרי שעה מסוימת.

את התסריט של האירוע אנחנו כותבים לפי המגבלה הזו.

שכנים

אירוע על מרפסת פתוחה או בחצר נוגע גם לשכנים.

חלק מהמקומות מזהירים את השכנים מראש, וזה מפחית חיכוכים.

את יציאת האורחים ואת הגעת ההסעות אנחנו מתכננים כך שהרחוב לא ייחסם.

עישון

בגאורגיה העישון במקומות ציבוריים סגורים מוגבל בחוק.

למעשנים אנחנו בוחרים אזור נפרד בחוץ, רחוק מהכניסה.

על הכלל הזה אנחנו מודיעים לאורחים מראש, בייחוד לאלה שמגיעים מחו"ל.

בטיחות אש

לכל אולם יש יציאות חירום ומספר מרבי מותר של אנשים.

העיצוב והאוהלים לא צריכים לחסום את היציאות.

כללי המקום מגבילים לעיתים קרובות שימוש בנרות ובפירוטכניקה.

אבטחה

עם אורחים חשובים או ציוד יקר צריך שירות אבטחה.

לחלק מהמקומות יש אבטחה משלהם, ובאחרים אנחנו מזמינים חברה חיצונית.

את רשימת האורחים בכניסה אנחנו בודקים לפי תגים או קוד לסריקה.

חניה והסעות

במרכז טביליסי החניה מוגבלת, ולכן לעיתים קרובות אנחנו מסיעים את האורחים באוטובוס.

למקום מחוץ לעיר אנחנו שולחים מראש את לוח ההסעות.

את נקודת העצירה של האוטובוס אנחנו מתאמים עם בעל המקום.

נגישות

לאורח שמשתמש בכיסא גלגלים אנחנו בודקים את הכניסה, המעלית, השירותים והעלייה לבמה.

בבניינים היסטוריים הנגישות לעיתים קרובות מוגבלת, ואנחנו אומרים זאת מראש.

כשצריך, אנחנו מתקינים רמפה זמנית.

מיתוג ועיצוב

חלק מהמקומות אוסרים לקבע משהו לקירות בסלוטייפ או במסמרים.

את שלטי המיתוג אנחנו מציבים על מתקנים עומדים.

את זמן הכנסת העיצוב ואת הכללים אנחנו מתאמים מראש עם מנהל המקום.

בלעדיות ומינימום הוצאה

יש מקומות שמבקשים דמי שכירות קבועים, ויש שמבקשים מינימום הוצאה על אוכל ושתייה.

שכירות בלעדית פירושה שבאותו יום לא יהיו במקום אורחים אחרים.

אנחנו משווים בין שני המודלים, כדי שהעלות האמיתית תתברר.

סיור במקום

לראות מקום בתמונות לעולם לא מחליף ביקור אמיתי.

אם אתם עוד לא בגאורגיה, אנחנו עורכים סיור בשיחת וידאו ומראים לכם כל פינה.

בסיור אנחנו מודדים, מצלמים ושואלים את מנהל המקום את כל השאלות.

שמירת תאריך

מקום פופולרי יכול לשמור לכם את התאריך באופציה, לכמה ימים.

צריך להחליט בתוך תקופת האופציה, אחרת התאריך עובר למישהו אחר.

אנחנו עוקבים אחרי מועדי האופציות, כדי שהזדמנות לא תאבד.

חוזה ותשלום

בחוזה כתובים השעות, החללים, הציוד, התפוסה וכל חיוב נוסף.

את המקדמה ואת היתרה אתם משלמים ישירות למקום, על שמכם או על שם החברה.

אנחנו לא מחזיקים את הכסף שלכם ולא מוסיפים דבר למחיר המקום.

ביטול

תנאי הביטול תלויים לעיתים קרובות בעיתוי: ככל שהתאריך קרוב יותר, ההפסד גדול יותר.

חלק מהמקומות יכולים להזיז את התאריך ולשמור על המקדמה.

את התנאים האלה אנחנו מסבירים בנפרד לפני החתימה.

עונתיות

האביב והסתיו הם שיא הכנסים והאירועים.

בדצמבר מסיבות חברה ממלאות מהר את האולמות הגדולים.

בקיץ אולמות העיר פנויים יותר, והשטחים הפתוחים הם המבוקשים ביותר.

למי שגרים כאן

חברות שפועלות כאן מחפשות לעיתים קרובות מקום חדש לכנס שנתי, להדרכה או למסיבה.

אנחנו שומרים רשימה של מקומות אמינים, כדי לא להתחיל כל פעם מאפס.

לפגישות קטנות אנחנו ממליצים על מקומות שמציעים תנאים לטווח ארוך.

טעויות נפוצות

חישוב תפוסה לפי חלל ריק, בלי במה ובלי מזנון.

בדיקת הציוד והאינטרנט רק ביום האירוע.

מקום מחוץ לעיר בלי תוכנית הסעה לאורחים.

מה אנחנו צריכים מכם

מטרת האירוע, התאריך, המשך ומספר האורחים.

העיר המועדפת ואיפה האורחים לנים.

דרישות טכניות: מסך, תרגום, שידור, במה.

עלות

דמי השכירות תלויים בסוג המקום, בתאריך, בשעות ובבלעדיות.

את הסכום הזה קובע בעל המקום, והוא שולח את החשבונית ישירות אליכם.

שכר הארגון שלנו נפרד ומסוכם מראש.