Офис и коворкинг

Для кого эта страница

Для компаний, которые открывают офис в Грузии или переводят сюда часть команды, и для предпринимателей, которым нужны рабочее место и юридический адрес.

Регистрацию компании и налоги мы описываем в разделе о бизнесе. Здесь - помещение: выбор, договор и обустройство.

Наша роль

Мы ищем помещение по вашему брифу, проверяем здание и договор и ведём переговоры на вашей стороне.

Договор проверяет лицензированный юрист-партнёр, техническую сторону при необходимости - инженер. Комиссию с владельцев мы не берём.

Три формата

Коворкинг - гибкое место в общем пространстве, часто по месячному договору.

Сервисный офис - готовый меблированный кабинет, где интернет, уборка и ресепшн включены в цену.

Своя аренда - отдельное помещение, которое вы обустраиваете сами, на более долгий срок и с большей свободой.

Коворкинг

В коворкинге может быть свободное место, закреплённый стол или небольшая отдельная комната.

Он идеален на первые месяцы, когда вы ещё не знаете, сколько людей будет здесь работать и как долго.

Многие компании начинают с коворкинга и переходят в офис, только когда команда стабилизируется.

Проверка коворкинга

Проверяем скорость и стабильность интернета в рабочие часы, а не только в рекламе.

Оцениваем шум, доступность переговорных, круглосуточный доступ и кабинки для звонков.

В договоре ищем срок предупреждения и то, можно ли использовать адрес коворкинга как юридический.

Сервисный офис

Сервисный офис - самый быстрый путь, когда команда уже есть и должна начать работу завтра.

В цену часто входят мебель, интернет, уборка, коммунальные услуги и приём гостей.

Условия срока и расширения проверяем заранее, потому что некоторые операторы требуют долгих обязательств.

Свой офис

Своя аренда может быть дешевле для большой команды, но обустройство, мебель и системы - на вас.

Она позволяет оформить офис под бренд и стиль работы.

Этот формат выбираем, когда команда стабильна и вы планируете остаться хотя бы на несколько лет.

Размер команды и рост

Помещение выбираем не под сегодняшнюю команду, а под план на ближайшие год-два.

Выясняем, можно ли взять дополнительную площадь в том же здании или перейти в меньшую.

Право на расширение в договоре лучше устного обещания владельца.

Расположение

Дорога сотрудников до офиса часто важнее, чем вид из окна.

В Тбилиси проверяем близость к метро и главным проспектам и парковку.

Если в офис приходят клиенты, вход, лифт и ресепшн оцениваем отдельно.

Тип здания

У бизнес-центра часто есть управляющая компания, охрана, генератор и налаженные сервисы.

Помещение в переделанном жилом здании может быть дешевле и атмосфернее, но системы там часто слабее.

Выбор зависит от того, насколько для вас критичны электричество и интернет.

Квартира как офис

Небольшая команда иногда использует жилую квартиру как офис.

В этом случае проверяем назначение помещения, правила ТСЖ и согласие владельца.

Частые визиты клиентов или вывеска вызывают споры с соседями, и это нужно учесть заранее.

Юридический адрес

Для регистрации компании нужен юридический адрес, и он должен быть реальным.

На этот адрес приходит официальная переписка, в том числе из налоговой службы.

Если письмо не удалось вручить, можно пропустить срок, и ответственность за это несёт компания.

Услуги юридического адреса

Некоторые коворкинги и компании предлагают услугу юридического адреса с приёмом почты.

В этом случае проверяем, как и как быстро вам сообщат о пришедшем письме.

Некоторые банки или ведомства проверяют, действительно ли компания работает по адресу, и это мы учитываем.

Почта и курьеры

Кто-то в офисе должен принимать письма и посылки, особенно если команда ещё не приехала.

В сервисном офисе это делает ресепшн, в своём - вы или мы, по договорённости.

Официальное письмо присылаем вам в тот же день, отсканированным и переведённым.

Срок аренды

Коммерческая аренда часто оформляется на более долгий срок, чем жилая.

Долгий срок защищает цену, но усложняет выезд, поэтому условия выезда нужно прописать отдельно.

Часто лучше умеренный начальный срок с правом продления.

Индексация и валюта

В договоре часто указано правило ежегодного повышения аренды.

Проверяем, насколько это правило ясно и есть ли у него потолок.

Валюту и правило курса прописываем так же точно, как в договоре на квартиру.

Дополнительные расходы

Кроме аренды часто платятся сервисный сбор, коммунальные услуги, парковка, охрана и уборка.

Эти расходы иногда составляют значительную часть аренды и меняют сравнение помещений.

Каждый вариант сравниваем по полному ежемесячному расходу, а не только по аренде.

Депозит и гарантия

Коммерческий владелец часто просит депозит, иногда - банковскую гарантию.

Новой компании могут потребовать дополнительное обеспечение, потому что у неё ещё нет истории.

Порядок и срок возврата депозита точно прописываем в договоре.

Обустройство

Новому офису часто нужны перегородки, освещение, сеть и кондиционирование.

Кто за что платит - владелец или вы - нужно согласовать до подписания.

Иногда владелец соглашается на льготу по аренде на период обустройства, и мы пытаемся этого добиться.

Выезд и субаренда

Бизнес меняется, и из офиса может понадобиться уехать раньше.

Проверяем штраф за досрочный выезд и право на субаренду или передачу договора другому лицу.

Эти пункты часто важнее небольшой скидки на аренду.

Возврат в исходное состояние

Некоторые договоры требуют при выезде вернуть помещение в исходное состояние.

Это значит снять перегородки и перекрасить, и об этом расходе часто забывают.

В день въезда фиксируем помещение на фото, чтобы потом не было спора.

Электричество

Серверам, кондиционерам и множеству компьютеров нужна большая мощность.

Проверяем, какая мощность у помещения и можно ли её увеличить.

Отключения электричества иногда бывают, поэтому проверяем, есть ли у здания генератор или вам нужен свой источник бесперебойного питания.

Интернет

Для офиса одного провайдера часто недостаточно.

Проверяем, какие провайдеры заходят в здание, и планируем второго как резервного.

Подключение интернета иногда занимает время, поэтому начинаем сразу после подписания.

Кондиционирование и вентиляция

Лето в Тбилиси жаркое, и работать в офисе без кондиционера тяжело.

Проверяем наличие центральной системы или состояние отдельных кондиционеров.

Вентиляция особенно важна в переговорных без окон.

Пожарная безопасность

Проверяем эвакуационные выходы, огнетушители и сигнализацию.

Число сотрудников должно соответствовать площади помещения и выходам.

В бизнес-центре это часто контролирует управляющая компания, в своём помещении - вы.

Доступ и охрана

Кто и когда может входить в здание - вопрос безопасности команды.

Проверяем карты доступа, рабочие часы, режим выходных и видеокамеры.

Если команда работает в разных часовых поясах, круглосуточный доступ часто обязателен.

Переговорные

В своём офисе переговорная занимает место, в коворкинге её часто можно забронировать.

Считаем, как часто вы встречаетесь с клиентами и сколько у вас звонков в день.

Кабинки для звонков часто нужнее, чем большой конференц-зал.

Парковка

Парковка в центре в дефиците и часто арендуется отдельно.

Проверяем количество мест, гостевую парковку и правило оплаты.

Если команда ездит на общественном транспорте, на парковке можно сэкономить.

Мебель и оборудование

Купить мебель, взять её в аренду или снять меблированное помещение - у каждого варианта своя логика.

На короткий срок часто лучше меблированное помещение или аренда мебели.

Поставщиков выбираем и доставки планируем так, чтобы они не совпали с работами по обустройству.

Сеть и IT

Кабели, роутеры, принтер и безопасный Wi-Fi должны быть готовы до открытия.

Подключаем IT-партнёра, который настраивает сеть и затем обеспечивает поддержку.

План сети составляем до обустройства, чтобы стены не вскрывать дважды.

Уборка и обслуживание

Офису нужна регулярная уборка, а иногда - управление кухней и запасом напитков.

В бизнес-центре уборка иногда входит в сервисный сбор, в своём помещении - отдельно.

Подробности уборки описываем на странице об уборке.

Вывеска и брендинг

Для вывески на здании или у входа часто нужно согласие владельца, а иногда и муниципалитета.

У бизнес-центра часто есть общее табло или стандарт, которому нужно следовать.

Право на вывеску прописываем в договоре, чтобы потом не было спора.

Торговые и складские помещения

У магазина или шоурума другие критерии: пешеходный поток, витрина и возможность доставки.

Для склада важны подъезд для грузовика, высота потолка и охрана.

Такие помещения ищем по отдельному брифу, а договор проверяет юрист.

Батуми и Кутаиси

В Батуми и Кутаиси бизнес-центров меньше, и выбор ограниченнее.

Зато найти помещение часто проще, чем в центре Тбилиси.

В Батуми сезонность влияет на шум и парковку, и это мы учитываем на просмотрах.

Просмотр до приезда

Если вы ещё за границей, показываем помещения по видеосвязи, в реальном времени.

Скорость интернета, шум и вид из окна проверяем в том же звонке.

Подписывать часто советуем после приезда или по доверенности, когда всё проверено.

До регистрации компании

Иногда офис нужен ещё до регистрации компании - из-за адреса.

В этом случае юрист советует, на чьё имя оформить аренду и как перевести её на компанию.

Последовательность планируем вместе с разделом о бизнесе.

НДС и налоги

В некоторых случаях к коммерческой аренде добавляется НДС, в зависимости от статуса владельца.

Это меняет реальный расход, а иногда и налоговую позицию вашей компании.

Это проверяет бухгалтер, прежде чем мы сравним помещения.

Переезд команды

Вместе с офисом сотрудникам нужны жильё, ВНЖ, а иногда и школа для детей.

Всё это мы сводим в один план с датами вместе с разделами о релокации и иммиграции.

Дату открытия офиса выбираем так, чтобы команда уже успела устроиться.

Сроки

Место в коворкинге часто можно взять за несколько дней.

Поиск, аренда и обустройство своего офиса часто занимают несколько недель или месяцев.

Самый долгий шаг - часто работы по обустройству и подключение интернета.

Типичные ошибки

Долгий договор без условия досрочного выезда.

Сравнение помещений только по аренде, без дополнительных расходов.

Мысли об интернете в неделю открытия.

Что нам нужно от вас

Размер команды сейчас и через год-два, и режим работы.

Город, желаемый район, бюджет и обязательные требования: парковка, круглосуточный доступ, переговорная.

Когда нужно начать работу и нужен ли юридический адрес.

Стоимость

Аренду и сервисный сбор устанавливает владелец или оператор, и платите вы их напрямую.

Юрист, мастера и поставщики - отдельные строки.

Наша услуга согласуется заранее, и комиссию с владельца мы не берём.