المؤتمرات والحوافز

لمن هذه الصفحة

لفرق الموارد البشرية والتسويق والمساعدين والمديرين المكلفين بتنظيم اجتماع أو رحلة للشركة في جورجيا.

وللجمعيات والمنظمات التي تخطط هنا لمؤتمر أو منتدى إقليمي.

ما نقوم به لكم

نستلم الملخص، ونختار المساحة والشركاء، ونضع الجدول الزمني، وندير كل شيء في المكان يوم الفعالية.

يحدد المورّدون سعر القاعة والتجهيزات والطعام والنقل ويصدرون الفاتورة مباشرة لشركتكم. ويُكتب أجر إدارتنا منفصلا ومسبقا.

ماذا يعني هذا المجال

يجمع هذا المجال أربعة اتجاهات: الاجتماعات ورحلات التحفيز والمؤتمرات والمعارض.

غالبا تجمع الفعالية الواحدة عدة منها، كمؤتمر تليه جولة ليومين.

لذلك نضع الخطة كمشروع واحد لا كحجوزات متفرقة.

تبليسي وباتومي

تبليسي مركز الأعمال: فنادق دولية وقاعات مؤتمرات وأجواء المدينة القديمة.

باتومي البديل الساحلي، خاصة حين يتضمن الاجتماع جانبا ترفيهيا.

نختار المدينة حسب المطار والرحلات واهتمامات المجموعة.

خارج المدينة

بعض الشركات تعقد اجتماعها في فندق بمنطقة النبيذ أو في منتجع جبلي.

بعيدا عن ضجيج المدينة يكون الفريق أكثر تركيزا.

نتحقق من كفاية القاعة والإنترنت والغرف لكل المجموعة في مثل هذا المكان.

اختيار القاعة

يحدد حجم القاعة عدد المشاركين وترتيب المقاعد وكمية التجهيزات.

الضوء الطبيعي والتكييف والصوتيات الجيدة تسهّل الجلسات الطويلة كثيرا.

نعاين القاعة في المكان قبل الفعالية أو نعرضها عليكم بالفيديو.

ترتيب المقاعد

الترتيب المسرحي للعروض، والصفي للعمل، والطاولات المستديرة للنقاش الجماعي.

الترتيب يغير سعة القاعة بشكل ملحوظ.

تغيير الترتيب خلال اليوم يحتاج إلى وقت وموظفين، وندرج ذلك في الجدول.

غرف إضافية

للجلسات المتوازية أو المقابلات أو مقر المنظمين تلزم غرف منفصلة.

غرفة تحضير للمتحدثين تمنح الفعالية طابعا احترافيا.

نحجز هذه الغرف مع القاعة الرئيسية.

زيارة المعاينة

قبل فعالية كبيرة يأتي ممثل الشركة غالبا ليوم أو يومين لمعاينة الأماكن.

ننظم هذه الزيارة بجدول مكثف: القاعات والفنادق وأماكن المساء والطرق.

إذا تعذر القدوم نعد جولة بالفيديو وتقريرا مصورا مفصلا.

المشاركة في معرض

إقامة جناح في معرض تتطلب شحن البضائع والتركيب وأحيانا إجراءات جمركية للإدخال المؤقت.

يتحقق من القواعد الجمركية مخلّص جمركي مرخص.

نخطط التركيب والفك حسب جدول منظم المعرض.

إطلاق المنتج

إطلاق المنتج يحتاج إلى مكان مميز ومنصة جيدة وإخراج دقيق.

ندير قائمة المدعوين والدعوات وتأكيدات الحضور مسبقا.

نعد للصحافة مساحة ومواد منفصلة.

وسائل الإعلام والصحافة

بعض الفعاليات تحتاج إلى اهتمام وسائل الإعلام المحلية.

ننظم ترجمة البيان الصحفي ودعوة الصحفيين مع وكالة علاقات عامة شريكة.

نعد مسبقا مترجما وغرفة هادئة للمقابلات.

الصور والفيديو

صور الفعالية والفيديو ضرورية للتواصل الداخلي للشركة ولتسويقها.

نضع خطة التصوير مع قائمة باللحظات المهمة.

نتفق على قواعد تصوير المشاركين وفق سياسة الشركة.

لمسات جورجية

عرض فولكلوري قصير في الافتتاح أو النبيذ في أمسية التعارف يمنحان الفعالية روح المكان.

يجب أن تكون هذه العناصر قصيرة ومعتدلة كي لا تعيق برنامج العمل.

نشرح الفولكلور والسوبرا في صفحات مستقلة.

إطلاع المشاركين

قبل الوصول نرسل إلى المشاركين حزمة معلومات: البرنامج والنقل والطقس وقواعد اللباس.

في الفعالية الكبيرة يساعد تطبيق للهاتف أو مجموعة مراسلة على نشر التغييرات بسرعة.

في المكان يعمل مكتب معلومات طوال اليوم، وتحصلون فيه على إجابة عن أي سؤال، من سيارات الأجرة والصيدليات إلى نصائح عن المدينة.

الموسم والطقس

الربيع والخريف وقتان رائجان لفعاليات الشركات، وتمتلئ القاعات مبكرا.

في حر الصيف نضع الأنشطة الخارجية في الصباح أو المساء.

في الشتاء تكون الطرق الجبلية صعبة أحيانا، لذلك نخطط أوقات النقل بهامش.

التسجيل

التسجيل المسبق عبر الإنترنت يُظهر لنا مبكرا العدد واللغات والمتطلبات الغذائية.

مكتب التسجيل في المكان وبطاقات الأسماء وحزمة الترحيب تقلل الطوابير.

نستخدم البيانات الشخصية للمشاركين لأغراض الفعالية فقط.

الترجمة الفورية

في المؤتمر متعدد اللغات تُنظم الترجمة الفورية بمقصورات وسماعات.

يحتاج المترجمون إلى الشرائح والكلمات مسبقا للتحضير للمصطلحات.

في الاجتماع الصغير تكفي الترجمة التتابعية غالبا.

التجهيزات السمعية البصرية

الشاشات والعارضات والميكروفونات والإضاءة يجب اختبارها بعد بروفة تقنية.

نجمع عروض المتحدثين مسبقا على حاسوب واحد.

يبقى الفني في القاعة طوال الفعالية، من الدقيقة الأولى إلى الأخيرة.

الإنترنت والبث

مئات المشاركين المتصلين في وقت واحد قد يثقلون شبكة الفندق.

نطلب خطا منفصلا مخصصا للمنصة والبث.

للمشاركين عبر الإنترنت ننظم شكلا هجينا وتسجيلا.

المتحدثون

المتحدث الدولي يحتاج إلى رحلة ونقل وإقامة وإيجاز عن المنصة.

الخبراء المحليون وممثلو قطاع الأعمال يمنحون البرنامج سياقا جورجيا.

نجمع جداول المتحدثين ومتطلباتهم التقنية في وثيقة واحدة.

إيقاع البرنامج

الجلسات الطويلة دون استراحات تشتت انتباه الجمهور.

الفقرات التفاعلية القصيرة والاستراحات والحركة تحافظ على الطاقة.

نضبط الوقت على المنصة بدقة كي لا يتأخر البرنامج المسائي.

استراحة القهوة والغداء

استراحة القهوة هي الوقت الرئيسي للتعارف، وتحتاج إلى مساحة ووقت.

المعجنات الجورجية والتشورتشخيلا والفاكهة المحلية تجعل الاستراحة العادية لا تُنسى.

نخطط الغداء بحيث لا يكون ثقيلا كي لا يغلب النعاس أحدا في جلسات ما بعد الظهر.

البرنامج المسائي

بعد يوم العمل يقرّب العشاء أو الفولكلور أو تذوق النبيذ بين أفراد الفريق.

نختار مكان المساء بحيث لا يكون الطريق من القاعة طويلا.

غالبا نترك العشاء الاحتفالي للأمسية الأخيرة.

مسار رحلة التحفيز

أقبية كاخيتي وجبال كازبيجي وتبليسي القديمة وساحل باتومي أكثر وجهات التحفيز شيوعا.

نلائم المسار مع عمر المجموعة ولياقتها وثقافة الشركة.

التوازن بين الأيام النشطة والهادئة في رحلة واحدة يعطي أفضل النتائج.

تجارب حصرية

جوهر التحفيز هو ما لا يستطيع الموظف تنظيمه بمفرده.

عشاء خاص في قصر تاريخي، أو تذوق خاص مع صانع نبيذ، أو رحلة بالمروحية - هذه هي تلك اللحظات.

نخطط لمثل هذه الأنشطة بعد التحقق من السلامة والتصاريح.

رحلات المجموعة الجوية

للمجموعة الكبيرة يكون الحجز الجماعي أو الطائرة المستأجرة غالبا أنسب.

تباعد أوقات الوصول يزيد عدد عمليات النقل وتكلفتها.

نضع جدولا برحلات المشاركين ونجمع عمليات النقل وفقه.

نقل المجموعة

الحافلات والحافلات الصغيرة والسيارات الفاخرة تُختار حسب حجم المجموعة والبرنامج.

في كل حافلة مرافق وجدول للمسار.

نراعي ساعات عمل السائقين وراحتهم وفق القانون.

كتلة غرف الفندق

تُحجز كتلة غرف للمجموعة مسبقا، مع تاريخ محدد تُعاد فيه الغرف غير المستخدمة.

هذا التاريخ مهم في العقد كي لا تدفعوا مقابل غرف فارغة.

نسلم الفندق أسماء الضيوف وأنواع الغرف مسبقا.

التأشيرة والدعوة

بعض المشاركين يحتاجون إلى تأشيرة ودعوة من الجهة المضيفة لدخول جورجيا.

نتحقق من مدد التأشيرات مسبقا كي لا يتخلف أحد في اللحظة الأخيرة.

نشرح قواعد التأشيرة في قسم الهجرة.

كبار الضيوف

المدير التنفيذي أو المتحدث الرئيسي يحتاج غالبا إلى مرور سريع في المطار وسيارة منفصلة.

ننظم ذلك عبر خدمة كبار الشخصيات في المطار.

ندير جدول الضيف المهم بشكل منفصل عن بقية المجموعة.

قطاع الأعمال المحلي

بعض الشركات تجمع المؤتمر مع لقاءات بالشركاء المحليين.

نساعد في تنظيم اللقاءات والترجمة وشرح سياق الأعمال.

نشرح تسجيل الشركات والاستثمار في قسم الأعمال.

الهوية والمواد

اللافتات وخلفية المنصة وبطاقات الأسماء والدفاتر تصنع مظهر الفعالية.

نخطط الطباعة والتسليم بوقت كافٍ قبل الفعالية.

حيث يكون ذلك مناسبا نفضل المواد الرقمية على الورقية.

هدايا الشركات

يمكن أن تكون الهدية محلية: نبيذ أو عسل أو قطعة يدوية أو مينا مزخرفة.

بعض البلدان والشركات تقيد هدايا الكحول، ونتحقق من ذلك مسبقا.

نضع الهدايا في غرف الفندق أو نوزعها في الأمسية الأخيرة.

الأمن

في الفعالية الكبيرة لا غنى عن الأمن ومراقبة الدخول وخطة الإخلاء.

لكبار الضيوف يمكن تنظيم حماية شخصية.

نعد خطة الأمن مع المكان والشركاء.

الدعم الطبي

في الفعالية الممتدة لعدة أيام يكون الوصول إلى طبيب أو إسعاف أولي مهما.

نعرف مسبقا عنوان أقرب عيادة ووسيلة الاتصال بها.

في حالة الطوارئ الرقم 112 - ومنسقنا في المكان.

تأمين المجموعة

بعض الشركات ترتب تأمين السفر للموظفين مركزيا.

نتحقق إن كانت الوثيقة تغطي كل الأنشطة المخطط لها، كالتجديف في الأنهار مثلا.

نشرح خيارات التأمين في قسم التأمين.

الطعام وسياسة الشركة

في المجموعة الدولية تتنوع المتطلبات الغذائية، ونجمعها عند التسجيل.

لبعض الشركات سياسة داخلية بشأن الكحول، ونبني البرنامج وفقها.

البدائل الخالية من الكحول متوفرة في كل فعالية.

الاستدامة

كثير من الشركات تفكر في الأثر البيئي للفعالية.

المواد الرقمية والمورّدون المحليون وتقليل البلاستيك أحادي الاستخدام تخفف هذا الأثر.

نكتب متطلباتكم في الملخص ونراعيها عند اختيار الشركاء.

سهولة الوصول

يجب أن تكون القاعة والمنصة والمراحيض والنقل متاحة للمشاركين ذوي الحركة المحدودة.

عند التسجيل نسأل عن احتياجات كل مشارك.

نلائم مسار الجولة مع قدرات كل المشاركين.

السرية

الاجتماعات الاستراتيجية تحتاج غالبا إلى مساحة مغلقة واتفاقية سرية.

يوقع المترجمون والفنيون مثل هذه الاتفاقية عند الحاجة.

لا نفصح أبدا عن أسماء العملاء أو تفاصيل الفعاليات.

ضبط الميزانية

ندير الميزانية في جدول، مع عرض كل مورّد وسجل التغييرات.

كل تغيير يؤثر في التكلفة نتفق عليه معكم.

بعد الفعالية نقارن الإنفاق الفعلي بالمخطط.

الفواتير والضرائب

يصدر المورّدون الفاتورة مباشرة لشركتكم وفق العقد.

مسائل ضريبة القيمة المضافة والضرائب الأخرى يوضحها محاسبكم ومحاسب محلي.

نشرح المحاسبة في قسم الأعمال.

العقود

في عقد كل مورّد تُكتب الخدمة والمدد وجدول الدفع وشروط الإلغاء.

في الفعالية الكبيرة يكون بند تخفيض عدد المشاركين مهما بشكل خاص.

نراجع العقود معا قبل التوقيع.

الإلغاء والقوة القاهرة

في الظروف غير المتوقعة يحدد العقد الشروط.

تأجيل الموعد أقل تكلفة غالبا من الإلغاء، ونجرب هذا الخيار دائما.

نخطط مسبقا لمكان بديل ولشكل عبر الإنترنت.

مدد التخطيط

تخطيط المؤتمر الكبير يبدأ غالبا قبل أشهر، خاصة في الموسم الرائج.

الاجتماع الصغير يمكن أحيانا تنظيمه خلال بضعة أسابيع.

نضع الجدول الزمني بالعد التنازلي من تاريخ الفعالية.

فريقنا في المكان

في الفعالية يكون منسقونا عند التسجيل وفي القاعة وفي النقل.

لكل مورّد شخص اتصال واحد، فلا تحتاجون إلى البحث عنهم منفردين.

في نهاية كل يوم نعقد لقاء قصيرا ونوضح تفاصيل اليوم التالي.

التقييم

بعد الفعالية نرسل إلى المشاركين استبيانا قصيرا.

نجمع النتائج والصور وملخص التكاليف في تقرير واحد.

هذا التقرير يسهّل تخطيط الفعالية التالية ويعطي الفريق صورة واضحة.

الشركات العاملة في جورجيا

الشركات الأجنبية العاملة في جورجيا تعقد هنا غالبا اجتماعات سنوية وتدريبات.

للفعاليات المنتظمة نقدم شبكة من المورّدين الموثوقين.

نخطط كل فعالية لاحقة بخبرة السابقة.

أخطاء شائعة

اختيار القاعة من الصور دون التحقق من التجهيزات والإنترنت.

حجز الترجمة الفورية متأخرا جدا.

غياب جدول موحد لرحلات المجموعة وعمليات نقلها.

ما نحتاجه منكم

هدف الفعالية وشكلها ومواعيدها والعدد التقريبي للمشاركين.

بلدان المشاركين ولغاتهم وحاجتهم إلى التأشيرات.

إطار الميزانية وسياسات الشركة والتفاصيل المهمة.

السعر

يحدد المورّدون سعر القاعة والتجهيزات والطعام والنقل والإقامة.

لا نضيف شيئا إلى أسعارهم، وتتسلم شركتكم الفواتير مباشرة.

يُتفق على أجر إدارتنا مسبقا، حسب حجم الفعالية.